# Petrasimme Jotpa-rahoitusten prosesseja ja ohjeita - Savonia-AMK

> Jotpa-rahoitteisten hankkeiden sujuva eteneminen tarvitsee selkeät prosessit ja ohjeet. Savoniaan sellaiset laadittiin.

## Tausta: Jotpa ja Savonian hankkeet
Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskus Jotpa on syksyllä 2021 perustettu viranomainen, joka tukee työikäisten osaamisen kehittämistä ja osaavan työvoiman saatavuutta Suomessa. Jotpa on myöntänyt valtionavustusrahoitusta tutkintoa lyhyempiin koulutuksiin ja niiden kehittämiseen.

Savoniassa on parhaillaan meneillään seitsemän Jotpan rahoittamaa koulutushanketta, joiden vuotuinen budjetti on yhteensä noin puoli miljoonaa euroa. Nämä hankkeet kuuluvat Savonian sisäisessä työnjaossa jatkuvan oppimisen yksikön alle.

## Prosessien kehittäminen ja talousraportointi
Koska Jotpa-rahoitukset eivät täytä opetus- ja kulttuuriministeriön rahoitusmallin tki-määritelmää, ne olivat jääneet osin katveeseen aiemmissa prosessien ja raportoinnin kehityksissä. Syksyllä 2024 nämä puutteet nostettiin keskusteluun.

Muutoksena talousraportointiin otettiin käyttöön Reportronic-hankehallinnan ohjelmisto, jossa sekä projektipäälliköt että johto voivat nyt seurata Jotpa-rahoitettujen hankkeiden taloustilannetta samalla tavalla kuin tki-hankkeiden kohdalla.

## Uudet ohjeistukset ja sisäinen viestintä
Savonia on luonut uusia työkaluja ja ohjeistuksia hankkeiden tueksi:
* **Teams-kanava:** Perustettu oma kanava Jotpa-ohjeille, hakemuksille ja päätöksille vertaistukea ja benchmarkkausta varten.
* **Hakijan ohjeistus:** Laadittu kattava ohje, joka huomioi hakemuksen kirjoittamisen lisäksi esihenkilötyön, taloushallinnon, arkistoinnin ja allekirjoitusprosessit.
* **Projektipäällikön ohje:** Luotu uusi ohjeistus, joka korjaa aiemmat puutteet hankkeiden aloituskäytännöissä.

## Hankkeiden hallinnollinen ja pedagoginen laatu
Jotpa-hankkeiden aloituskokouksiin on lisätty pakollisiksi käsiteltäviksi kohdiksi koulutuksen hallinnolliset asiat, kuten:
* Opetussuunnitelmatyö
* Oppimisympäristölinkit
* Opintojen toteutustiedot
* Ilmoittautumiseen liittyvät tiedot

Lisäksi projektipäällikön ohjeisiin on sisällytetty Savonian linjaukset avoimista oppimateriaaleista (esim. aoe.fi-palvelu) sekä aineistonhallintasuunnitelman tekeminen. Tietopalvelupäällikkö tukee hankkeita avoimeen julkaisemiseen, lisensointiin ja aineistonhallintaan liittyvissä kysymyksissä.

## Vaikuttavuus ja jatkuvuus
Uusista ohjeista ja prosessikuvauksista tiedotettiin henkilöstölle lokakuussa 2024. Uutisen korkea lukijamäärä (20 % henkilöstöstä viikossa) osoittaa, että aihe on ajankohtainen ja ohjeistusta on kaivattu. Nykyiset projektipäälliköt ovat jo ottaneet ohjeet käyttöön, ja jatkuvan oppimisen yksikkö päivittää prosesseja säännöllisesti Jotpan uudistuvien toimintamallien mukaisesti.

## Lisätietoa
* [Jotpa - Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskus](https://www.jotpa.fi/fi)
* **Yhteyshenkilö:** Marja Kopeli, koulutusasiantuntija