# Savonia-artikkeli: Askeleet ERP-järjestelmän valintaan > Monet teolliset PK-yritykset ohjaavat toimintaansa Excelin ja erilaisten paperien avulla, etenkin toiminnan alkuvaiheessa. Tämä on varsin hyvä toimintatapa, kun toiminta on vielä pientä ja esimerkiksi työntekijöitä on vähän, koska sitä varten riittää tavanomaiset toimisto-ohjelmat sekä oma ajatus toiminnan järjestämisestä. ## Toiminnanohjauksen haasteet kasvun myötä Yrityksen kehittyessä toiminnan kasvu tuo uusia haasteita toiminnanohjaukseen asiakaskunnan ja työntekijöiden määrän kasvaessa. Usein myös yrityksen valmistama tuoterepertuaari kasvaa ja monimutkaistuu, jonka myötä esimerkiksi tuotannonsuunnittelu monimutkaistuu. Excelin, Wordin ja muiden toimisto-ohjelmien varaan rakennetut toiminnanohjaukset eivät monesti enää riitä, kun yritys on kehittynyt riittävän isoksi. Yleisiä ongelmia ovat esimerkiksi tiedon jääminen yksittäisten henkilöiden taakse ja tiedon liikkuminen eri järjestelmien välillä. Nämä asiat vaikeuttavat yrityksen päivittäistä toimintaa ja liiketoiminnan johtamista, johon kohdistuu enemmän tarpeita ja vaatimuksia yrityksen kehittyessä. ## ERP-järjestelmän hankinnan valmistelu Valmistavassa teollisuudessa Excelistä seuraavalle tasolle siirtyminen tarkoittaa useimmiten toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) hankintaa. PK-yritykselle ensimmäinen ERP-hankinta voi tuntua valtavalta ja kalliilta projektilta, jonka vuoksi hankintaa lykätään viimeiseen asti, tai jätetään jopa kokonaan tekemättä. Uuden järjestelmän hankinta kannattaakin valmistella ja suunnitella huolella ajan kanssa, jotta hankittava järjestelmä vastaa varmasti yrityksen omia tarpeita ja tavoitteita. ## Tarvekartoitus ja määrittely Minkä tahansa järjestelmän hankinnassa luonnollinen ensimmäinen vaihe on tarvekartoitus. Tarvekartoituksessa avainsana on määrittely, eli määritellään yrityksen omia tarpeita, tavoitteita ja vaatimuksia järjestelmälle. Toiminnanohjausjärjestelmät pyrkivät usein kattamaan yrityksen toiminnan laidasta laitaan, joten myös tarpeita ja vaatimuksia tulee jokaiselta yrityksen osa-alueelta: * Myynti * Tuotanto ja sen suunnittelu * Osto * Varasto * Taloushallinto Tässä vaiheessa kannattaa tarkastella, millaisia integraatioita muihin järjestelmiin tarvitaan. On myös hyvä miettiä, onko järjestelmän katettava kaikki osa-alueet, vai voidaanko eri osa-alueita hankkia vaiheittain modulaarisuuden ansiosta. Määrittelyä helpottaa, kun yrityksen toiminnan avaa visuaaliseen muotoon esimerkiksi prosessikaavioon. Sillä saadaan helposti näytettyä miten eri toiminnan osa-alueet ja työvaiheet riippuvat toisistansa. ## Järjestelmätoimittajien esittelyt ja vertailu Hankintaprosessissa kannattaa pyytää esittelyjä järjestelmätoimittajilta. Esittelyä varten kannattaa valmistella oman organisaation liiketoiminnan kannalta oleellisia kysymyksiä ja vaatimuksia. Esittelyn tavoitteena on saada yrityksen edustajalle mielikuva siitä, mitä tarjottavaa järjestelmällä on. On hyvä ottaa esittelyjä useammalta toimittajalta, koska eri järjestelmissä on omat ominaispiirteet. Ohjelmistotoimittajilla on myös paljon hyvää ja relevanttia tietoa toiminnanohjausjärjestelmistä, joten heidän kanssaan keskustellessa saattaa saada paljon hyviä uusia ajatuksia omaan toimintaan liittyen. Eri järjestelmiä kannattaa vertailla laajasti ja peilata niitä omiin määriteltyihin tarpeisiin. Tässä apuna voi toimia esimerkiksi vertailumatriisi, johon listataan järjestelmien ominaisuuksia, niiden tärkeyksiä ja miten kukin toimittaja kykenee ne täyttämään. ## Ostopäätös ja testaus Valitun toimittajan kanssa kannattaa käydä läpi mahdollisimman tarkasti järjestelmän toimitussisältö: * Ominaisuudet ja moduulit * Lisenssien määrä ja tyyppi * Käyttöönottoon varattu aika * Käyttökoulutuksien määrä * Käytön aikaisen tuen saatavuus Tärkein kysymys tässä vaiheessa on, voiko järjestelmästä saada testiversion käyttöön. Järjestelmän kattava testaus ennen ostopäätöstä on ensiarvoisen tärkeää, jotta varmistutaan siitä, miten se täyttää omat tarpeet ja vaatimukset. ## ERP-järjestelmän tuoma lisäarvo Pohjimmiltaan kyse on siitä, miten paljon järjestelmä tuo lisäarvoa yrityksen toiminnalle. Hyvä ERP tarjoaa lisäarvoa mahdollisuudella päästä kiinni reaaliaikaiseen dataan liiketoiminnan suunnittelussa ja päätöksenteossa. Tiedon avulla voidaan paremmin ennustaa yrityksen tulevaisuutta ja toimia proaktiivisesti. Toiminnanohjausjärjestelmän välitön hyöty näkyy, kun automaation avulla vapautetaan kriittisten henkilöiden työaikaa, helpotetaan aikataulujen ja resursoinnin suunnittelua ja kaikki tarvittava tieto on ajantasaisesti kaikkien saatavilla. *** **Kirjoittajat:** Ari Tanskanen, Henri Juntunen ja Jari Lipponen