# Tehtäväkortteja ja pilven siivousta – kaksi uudistusta viestintäpalveluiden työtapojen virtaviivaistamiseksi

> Savonian viestintäpalveluissa on uudistettu työtapoja työn sujuvoittamiseksi. Pilvitiedosto on järjestetty ja otettu käyttöön tehtäväkortit.

## Työn virtaviivaistaminen eli "liinaaminen"
Viestintä- ja markkinointityö on luonteeltaan silppuista, ja silppu kuormittaa tekijöitään. Työn virtaviivaistaminen – trendikkäästi "liinaaminen" – tarkoittaa työtapojen pohtimista siten, että työstä tulee vähemmän kuormittavaa. Savonian viestintäpalveluissa on tehty yksinkertaisia, mutta merkittäviä uudistuksia työn sujuvoittamiseksi.

## Tehtäväkortit (Planner)
Savonian viestintäpalvelut otti käyttöön tehtäväkortit (taskit) työtehtävien hallintaan. Työkaluna käytetään Microsoft Teamsin Planneria, koska se on integroitu suoraan käytössä olevaan ympäristöön.

**Tehtäväkorttien hyödyt:**
* **Muistamisen vähentäminen:** Tehtäville voi määrittää erääntymispäivän, jolloin järjestelmä lähettää automaattisen sähköpostimuistutuksen.
* **Keskitetty tieto:** Kaikki tehtävät löytyvät yhdestä paikasta, eikä niitä tarvitse etsiä sähköposteista tai chateista.
* **Viestinnän hallinta:** Mainosaineistojen tuotannossa tehtäväkortti toimii keskustelualustana. Vedokset, valmiit aineistot ja kommentit pysyvät yhdessä paikassa asiayhteydessään.
* **Kokonaisnäkymä:** Korttien avulla tiimi näkee yhdellä silmäyksellä, mitä viestintäpalveluissa on parhaillaan työn alla.

## Pilvitiedostojen järjestäminen
Toinen uudistus oli yhteisen pilvitallennustilan järjestäminen ja yhteisten pelisääntöjen sopiminen.

**Pilvityöskentelyn periaatteet:**
* **Löydettävyys:** Tiedostot on sijoitettu loogisiin paikkoihin, jolloin tiimin jäsenet löytävät ne helposti ilman kyselyitä.
* **Versiohallinta:** Kaikki työtiedostot ja valmiit aineistot löytyvät pilvestä, mikä varmistaa, että käytössä on aina viimeisin versio.
* **Arkistointi:** Tekeminen arkistoituu automaattisesti osana työprosessia.
* **Tehokkuus:** Uuden tekeminen on helpompaa, kun vanhoja pohjia voi hyödyntää suoraan.
* **Resilienssi:** Yhteinen pilvi mahdollistaa tiimin jäsenten sijaistamisen helpommin, jos joku on yllättäen poissa töistä.

## Yhteisöllinen kehittäminen
Uudistukset eivät syntyneet ylhäältä päin annettuna, vaan tarve kehittämiselle tunnistettiin tiimissä yhdessä. Uusia tapoja kokeiltiin ensin pienemmässä joukossa, hyödyntäen tiimiläisten aiempaa työkokemusta. Asiantuntijatyössä työtapojen kehittäminen vaikuttaa paitsi työn tuloksiin, myös työssä viihtymiseen ja jaksamiseen.

***

**Kirjoittaja:**
Juho Papinniemi
Markkinointiasiantuntija
Viestintäpalvelut
Savonia-ammattikorkeakoulu