# Työajanseurannan merkitys TKI-toiminnassa - Savonia-AMK

> Savonialla on ollut jo yli kymmenen vuotta käytössä projektinhallintajärjestelmä, jota käytetään myös työntekijöiden työajanseurantoihin.

## TKI-toiminnan laajuus ja merkitys
Savonia on aktiivinen toimija, joka tutkii, kehittää, kouluttaa ja innovoi. Vuosittain Savonialla on käynnissä keskimäärin 120 hanketta, joiden volyymi on noin 14 miljoonaa euroa. Koska suurin osa hankkeiden kustannuksista koostuu palkkakuluista, on kriittistä, että ne kirjautuvat hankkeille oikein. Tämä korostuu erityisesti uuden rakennerahastokauden hankkeissa, joissa koko budjetti perustuu palkkakuluihin.

## Työajanseurantaprosessi
Savonialla on käytössä projektinhallintajärjestelmä, johon lähes kaikki työntekijät kirjaavat työaikansa. Järjestelmä on integroitu HR-järjestelmään, josta siirtyvät automaattisesti tiedot lomista, vapaajaksoista, liukumavapaista ja muista poissaoloista.

*   **Kirjaaminen:** Työaikaleimaukset tehdään selaimella tai mobiilisovelluksella. Työntekijän tulee huolehtia myös selitteiden kirjaamisesta.
*   **Hyväksyntä:** Kuun vaihteessa työaikailmoitus lähetetään tarkastajille ja hyväksyjille.
*   **Palkkojenjakoajo:** Noin viikon kestävän käsittelyprosessin jälkeen palkkakustannukset kohdistetaan kirjanpitoon oikeille kustannuspaikoille, tuotteille ja hankkeille.

## Vastuu ja prosessin haasteet
Työajanseuranta on koko organisaation yhteinen prosessi, johon vaikuttavat sekä työntekijät että esihenkilöt. Prosessi voi olla monivaiheinen:
*   Työaikailmoituksen tarkistaa vähintään esihenkilö.
*   Useammassa hankkeessa toimivan henkilön ilmoitus voi kulkea jopa 15 eri henkilön kautta.
*   Virheelliset tai myöhässä tehdyt ilmoitukset vaativat manuaalista työtä, sillä palkkakustannukset on tällöin laskettava ja kohdistettava erikseen tositteilla.

## Rahoittajien vaatimukset ja tilintarkastus
Oman organisaation linjausten lisäksi työajanseurannassa on huomioitava rahoittajakohtaiset vaatimukset. Koska hankkeissa tehdään tilintarkastuksia, jotka voivat tapahtua vuosia hankkeen päättymisen jälkeen, on välttämätöntä, että järjestelmästä saatavat tiedot ovat ajantasaisia ja oikein kirjattuja.

## Kirjoittajat
Krista Mehtonen, Miia Kaartinen ja Tuija Tervo, TKI-palvelut, Savonia-ammattikorkeakoulu

## Lähteet
* [Tutkimus ja kehittäminen - Savonia](https://www.savonia.fi/yrityksille/tutkimus-ja-kehittaminen/)
* [Strateginen ohjaus ja johtaminen - Savonia](https://www.savonia.fi/tutustu-savoniaan/organisaatio-ja-johtaminen/strateginen-ohjaus-ja-johtaminen/)