Savonia-artikkeli Pro: Ääni kuuluu kaiuttimista ja kuva näkyy näytöllä – mutta mitä kaikkea tapahtuukaan ennen sitä?
Savonia-artikkeli Pro on kokoelma monialaisen Savonian asiantuntemusta eri aiheista.
This work is licensed under CC BY-SA 4.0
Viisi, neljä, kolme, kaksi, yksi… kello on tasan ja annan merkin juontajille, että on aika aloittaa tilaisuus. Juontajat lähtevät kävelemään kohti esiintymislavaa ja Savonian Kampussydämessä istuvan neljäsataapäisen yleisön puheensorina alkaa hiljentyä. Jännitys tiivistyy, kun valmistaudun mikrofonien avaamiseen, samalla kuin striimiin menevä kuva ”Tällä menolla striimi alkaa pian” -planssi vaihdetaan esiintymislavaa kuvaavaan kauko-ohjatun kameran kuvaan.
”Tervetuloa tähän tilaisuuteen hyvä yleisö, niin täällä paikan päällä olevat, kuin siellä etänä striimiä seuraavat…”
Tilaisuus on alkanut täysin suunnitelmien mukaisesti. Ääni kuuluu, kuva näkyy. Mitä kaikkea onkaan tehty tähän mennessä?
Kun olen saanut yhteydenoton, että Savonian Kampussydämessä järjestetään tilaisuus x, käymme asiakkaan kanssa tilaisuuden luonnetta läpi, sekä mietimme sen teknisiä tarpeita. Montako puhujaa tapahtumassa on, miten heidät kannattaisi mikittää? Onko PowerPoint -esityksiä, musiikkia tai videota? Onko tapahtuma pelkästään paikan päälle tuleville vieraille, vai onko tilaisuus tarkoitus myös striimata? Ja jos on, niin onko kenties etäpuhujia, tai onko striimin seuraajilla tarve osallistua tapahtumaan esimerkiksi chatilla, tai kyselyjen kautta, joiden tuloksia sitten voidaan ottaa mukaan lähetykseen?
Nämä asiat määrittävät tapahtumatekniikkaa ja sitä, millä tavoin asiaa lähdetään valmistelemaan.
Tässä tapauksessa tilaisuus striimataan yksisuuntaisesti Savonian Vimeo-tilille ja tilaisuudessa ei ole etäpuhujia, jotka poimisimme mukaan striimiin Zoomin tai Teamsin videoyhteyden avulla. Vimeoon luodaan tapahtuma, jonka linkki liitetään tapahtuman nettisivuille, tai jaetaan ennakkoilmoittautuneille etäkatsojille. Tilaisuudessa on myös musiikkiesityksiä ja sitä varten mikitetään erikseen flyygeli, sekä laitetaan toinen mikrofoni viulistille, nuottitelineen kanssa.
Etäpuhujien osalta käydään läpi mm. mikrofoniasioita, että käytettäisiin headset -tyyppistä mikrofonia kannettavan tietokoneen oman mikrofonin sijaan, sekä langallista verkkoa Wi-Fi:n sijaan, jos vaan mahdollista.
Tapahtumaan valmistellaan myös ajolista, jossa on normaalia tilaisuuden ohjelmaa huomattavasti tarkemmin listattuna kaikki tapahtuman eri vaiheet: milloin kukin tulee lavalle (juontajat, puhujat), ja miten kukin on mikitetty, mitä milloinkin näkyy Kampussydämen isolla seinänäytöllä, ja mitä taas näkyy striimiin. Kaikki eri osat on aikataulutettu ja niiden kestot on merkitty ajolistaan.
Ajolistaa käytetään ja tarkennetaan mahdollisessa kenraaliharjoituksessa, mutta useimmiten tilaisuudet vedetään suoraan ilman harjoitusta, joko aikataulullisista syistä tai tilaisuuden yksinkertaisuudesta johtuen.
Tilaisuuden teknisyyden taso määrittelee myös sen, voiko tilaisuuden hoitaa laadukkaasti yhdellä teknikolla, vai vaatiiko tilaisuus kaksi teknikkoa, toisen keskittyessä ääneen ja toisen kuvaan ja etäyhteyksiin.
Ennen tapahtumaa kaikki esitystekniikka testataan läpikotaisin. Kaikki käytettävät mikrofonit, varamikrofonit, PowerPointteihin käytettävä tietokone, striimaukseen käytettävä tietokone, nettiyhteydet jne.
Äänimikseriin säädetään tilaisuuteen sopivat asetukset, testataan puheäänet saliin sekä striimiin. Ennakkoon saadut puhujien PowerPoint -esitykset on yhdistetty yhdeksi tiedostoksi ja laitettu väliin tarvittavat välidiat, sekä testattu PowerPointin mahdolliset animaatiot ja videot/äänet toimiviksi.
Musiikkiesityksien osalta tehdään soundcheck sopivalla hetkellä ennen tilaisuutta, jossa säädetään eri soitinten äänet sekä saliin että striimiin sopiviksi ja keskenään tasapainoisiksi.
Kampussydämen valaistus tarkastetaan ja säädetään maksimiin. Kameroiden kirkkaudensäätö tarkastetaan ja säädetään tarvittaessa.
”Kiitos erittäin mielenkiintoisesta esityksestä x y ja annetaan vielä hänelle raikuvat aplodit!”
”Ja seuraavaksi saammekin lavalle…”
Tapahtuman aikana tarkkaillaan niin saliääntä, kuin myös striimiin menevää ääntä ja kuvaa. Äänentasoja tarkkaillaan jatkuvasti, koska puhujien vaihtuessa äänentasot ovat usein erilaiset ja esimerkiksi käsimikrofoniin puhuja saattaa puhua mikrofoniin aivan liian kaukaa.
Lisäksi tarkkailemme kuvaa ja ääntä myös etäosallistujan näkökulmasta. Tähän käytetään omaa dedikoitua monitorointitietokonetta, joka on yleensä aina mukana yhtenä etäosallistujana, ja jonka kautta voimme kokea striimin täsmälleen samoin kuin muutkin etäosallistujat. Tällä tavoin myös huomaamme mahdollisia virheitä ja pystymme reagoimaan niihin nopeasti, ennen kuin kukaan ehtii niistä edes kommentoimaan esim. striimin chatissä.
Leikkaamme striimiin juontojen aikaan kuvaa juontajista lavalla ja puhujien aikana joko puhujaa, tai heidän PowerPoint -esitystään. Usein myös lisäämme lähikuvan puhujasta PowerPointin ylä- tai alakulmaan videomikserin picture-in-picture -toiminnolla.
Kampussydämen lavalla näkyy yleensä puhujan PowerPoint -esitys – tai etäpuhujan tapauksessa – hänen kuvansa tai jakamansa PowerPoint -esitys. Kahdella erillisellä videomikserillä voimme jakaa eri sisältöä Kampussydämen isolle seinänäytölle kuin striimiin.
Tilaisuus lähestyy loppua. Katson striimin katsojamäärää monitorointikoneelta: se on yli sata.
”Kiitos vielä kaikille tilaisuuteen osallistuneille, täällä paikan päällä kuin myös siellä etänä ja oikein hyvää kesää kaikille!”
Yleisö taputtaa ja on aika päättää striimi. Vedän mikrofonien liu’ut alas striimin puolelta samalla kun nostan striimiin loppumusiikit soimaan. Samalla kameran kuva vaihdetaan Savonian logo -planssiin. Näytän sovitusti peukulla juontajille, että mikit ovat kiinni striimiin päin ja he voivat opastaa paikan päällä olevia kahvitarjoilun luo. Sitten feidaan striimin loppumusiikit pois, samalla kun striimin kuvassa näkyvä Savonian logo feidataan mustaan. Pysäytämme lähetyksen ja striimi on onnistuneesti päättynyt.
Tapahtuman järjestäjä:
Kuten edeltävästä tekstistä huomaa, monta teknistä asiaa tulee ottaa huomioon tapahtumaa järjestettäessä. Ole siis hyvissä ajoin yhteydessä tekniikan väkeen ja valmistele yhdessä heidän kanssaan ainakin nämä asiat:
• Tapahtuman tekniset vaatimukset (mikitys, striimi, puhujat/etäpuhujat, esitykset)
• Vastuut, kuka tekee mitäkin tapahtuman tekniseen valmisteluun liittyen
• Ajolistan tekeminen
Kun tekniikka toimii, tilaisuuden juontajat, puhujat ja yleisö niin paikan päällä kuin etäyhteyksien takana voivat keskittyä olennaiseen, eli itse tilaisuuden sisältöön.
Kirjoittaja:
Kari Taskinen, tietojärjestelmäsuunnittelija, Savonia-ammattikorkeakoulu
Lähteet:
Artikkelissa on hyödynnetty lähteenä hybriditapahtuman opasta:
Anni Kesänen, Raisa Leinonen, Terhi Rissanen, Kalle Sievänen ja Kaija Villman: Luova reaktio. Hybriditapahtumaopas. 2023. Haettu 27.6.2025. https://www.savonia.fi/oppimateriaalit/hybriditapahtuma-opas/