Asiakirjajulkisuuskuvaus

#savonia

Savonia-ammattikorkeakoulu Oy:n asiakirjajulkisuuskuvaus

1. Johdanto

Tämä on Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019, 28 §) mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus. Sisältö perustuu Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n tiedonhallintamalliin, joka on kuvattu ja ylläpidetään Arc-kokonaisarkkitehtuurijärjestelmässä. Savoniassa ylläpidetään tiedonhallinlain mukaista kuvausta tietovarannoista ja asiarekistereistä.

Asiakirjajulkisuuskuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on avustaa kansalaisia kohdistamaan tietopyyntönsä asioidessaan Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n kanssa.

Savonia on julkisia hallintotehtäviä hoitaessaan julkisuuslaissa tarkoitettu viranomainen, ja Savonian asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Jokaisella kansalaisella on oikeus saada tietoa Savonian julkisista asiakirjoista (ns. yleisöjulkisuus). Asiakirjat saattavat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapitoperusteet on määritelty julkisuuslaissa (24 §). Asianosaisella on kuitenkin lisäksi asianosaisjulkisuuteen perustuen oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.

Tietopyynnöt

Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n tietopyynnöt osoitetaan lähtökohtaisesti Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n kirjaamoon savonia@savonia.fi siltä osin kuin kunkin tietovarannon osalta ei ole toisin sen yhteydessä ohjeistettu. Savonian henkilöstö ja opiskelijat pääsevät osittain hakemaan Savonian järjestelmistä itseään koskevat asiakirjat.

Tietopyyntö tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti oikean asiakirjan löytymisen helpottamiseksi. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi mitä asiakirjaa, tai asiakirjoja tietopyyntö koskee. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa asiakirjan käyttötarkoitusta. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti, mutta suositeltavaa on laatia se kirjallisesti sähköpostitse. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskevien tietopyyntöjen osalta Savonia varmistaa aina tiedonpyytäjän henkilöllisyyden ja oikeuden saada tietoa asiakirjasta.

Yliopistolla on velvollisuus reagoida tietopyyntöösi tietyn ajan kuluessa. Saat vastauksen tietopyyntöösi 14 vrk kuluessa. Mikäli tietopyyntösi on poikkeuksellisen laaja tai siihen liittyy tavanomaista suurempi työmäärä, saat vastauksen yhden (1) kuukauden kuluessa. Huomioithan, että jotkut tietopyyntöihin liittyvät asiat saattavat olla maksullisia. Asiakirja- ja kirjaamopalveluiden hinnasto on nähtävillä täällä: Asiakirjojen lunastusmaksut (PDF).

Tietopyyntöä koskevaan vastaukseen on mahdollista saada muutoksenhakukelpoinen päätös.  

2. Savonian tietovarannot

Asiakirjat on kuvattu tietovarainnoittain. Savonian tietovarannot ovat:

Päätöksenteko ja johtaminen

Päätöksenteon ja johtamisen tietovarannossa on ammattikorkeakoulun hallintoon, strategiaan, johtamiseen ja kehittämiseen ja toiminnanohjaukseen liittyviä asiakirjoja, joista mm. hallituksen pöytäkirjat, strategia sekä laatuun ja toiminnanohjaukseen liittyvät asiakirjat löytyvät verkkosivuiltamme, https://www.savonia.fi

Muita hallinnon julkisia asiakirjoja ovat muun muassa päätöksentekoon, toiminnan suunnitteluun ja yhteistyöhön liittyvät asiakirjat sen mukaisesti kuin ns. julkisuuslaissa asiakirjojen julkisuudesta säädetään. Asiakirjoihin voi sisältyä sidosryhmiä tai muita koskevia tietosuojan alaisia ei-julkisia henkilötietoja ja liikesalaisuuden piiriin kuuluvia kokonaan tai osittain salassa pidettäviä tietoja.

Tietoja käsitellään TWeb-asianhallintajärjestelmässä ja CRM-asiakkuudenhallintajärjestelmässä.

Voit osoittaa tietopyynnön hallinnon tietoaineistosta Savonian kirjaamoon osoitteeseen savonia@savonia.fi.

Henkilöstöhallinto

Savonian strategiassa on henkilöstöpolitiikkaa, henkilöstöä, osaamisen johtamista ja merkityksellistä työtä koskevia tavoitteita, joiden toimeenpanoa ohjataan Great Place to Work -toteutusohjelmalla. Savonian strategia 2030 löytyy täältä: www.savonia.fi/tutustu-savoniaan/organisaatio-ja-johtaminen/strateginen-ohjaus-ja-johtaminen.

Tasa-arvo ja yhdenvertaisuustyö perustuu lainsäädäntöön, Savonian arvoihin ja toimintakulttuuriin. Savoniassa on laadittu tasa-arvo ja yhdenvertaisuussuunnitelma, joka löytyy täältä: https://www.savonia.fi/tutustusavoniaan/organisaatiojajohtaminen/laatu.

Savonia on työnantajana järjestäytynyt Sivistystyönantajat ry:een ja työsuhteessa olevan henkilöstön työsuhteen ehdot määräytyvät Yksityisen opetusalan työehtosopimuksen mukaisesti. Työehtosopimuksen löydät täältä: https://sivista.fi.

Henkilöstöraportointi sisältyy Savoniassa vuosittain laadittavaan tilinpäätökseen ja toimintakertomukseen sekä välitilinpäätökseen.

Savoniassa toimii yhteistyöryhmä, joka toimii samalla työsuojelutoimikuntana.

Savonian henkilöstön yhteystiedot on saatavissa Savonian www-sivuilta: https://www.savonia.fi.

Henkilöstöhallinnon asiakirjojen tarkoituksena on henkilöstö- ja työsuhdeasioiden hoito, seuranta, tilastointi ja raportointi sekä palkkojen ja palkkioiden maksatus. Asiakirjat sisältävät tietosuojan alaisia henkilötietoja, joiden käsittelystä on kerrottu tarkemmin henkilörekisteriä koskevassa tietosuojaselosteessa, Savonian tietosuoja – Savonia AMK.

Henkilöstöhallinnon julkisia asiakirjoja käsitellään TWeb-asianhallintajärjestelmässä. Työsuhdeasiat ja muut palvelussuhteisiin liittyvät asiakirjat ovat pääsääntöisesti yksityisoikeudellisina asiakirjoina ja tietosuojan piiriin kuuluvina asiakirjoina kokonaan tai osittain salassa pidettäviä asiakirjoja. Palvelussuhteen hoitamiseen sekä palkkojen ja palkkioiden maksuihin liittyviä päätöksiä ja muita asiakirjoja käsitellään HR-järjestelmässä ja matkahallintajärjestelmässä.

Avoimet työpaikkailmoitukset löytyvät Savonian verkkosivuilta, Savonia työnantajana – Savonia AMK. Rekrytointiin liittyviä asiakirjoja säilytetään sähköisesti Kuntarekry-järjestelmässä ja TWeb-asianhallintajärjestelmässä. Rekrytointiprosessissa syntyy erilaisia asiakirjoja, kuten tehtävänkuvauksia ja osaamisvaatimuksia sisältäviä hakuilmoituksia, valintamuistioita ja -päätöksiä sekä henkilöarviointiin liittyviä asiakirjoja. Pääsääntöisesti asiakirjat ovat julkisia, mutta saattavat sisältää kokonaan tai osittain salassa pidettäviä osia kuten esimerkiksi yksityiselämän suojaan tai henkilöarviointiin liittyviä tietoja.

Savonian henkilöstöstä ylläpidetään henkilörekisteriä, jota koskevan tietosuojaselosteen löydät täältä: Savonian tietosuoja – Savonia AMK.

Työsuhteen aikana lisätietoa henkilöstöasioista löytyy Savonian intranetistä, Santrasta, Santra – Kotisivu (sharepoint.com). Omien työsuhteeseen liittyvien tietojen kysymiseen saat tietoja HR-palveluista, palkkasihteerit@savonia.fi.

Yhteyshenkilömme henkilöstöpolitiikkaan, henkilöstöjohtamiseen ja -ohjelmiin liittyen on hallinto- ja henkilöstöjohtaja Päivi Diov, paivi.diov@savonia.fi.

Kirjaamopalvelut käsittelee tietopyyntöjä ja tarjoaa niihin liittyvää neuvontaa ja tukea: savonia@savonia.fi.

Taloushallinto ja hankinnat

Taloushallinnon tietovarannon tarkoituksena on sisäisen ja ulkoisen laskennan ja talouden lakisääteisen raportoinnin, talouden perusinformaation tuottaminen sekä hankintojen lainmukainen toteuttaminen.

Julkisia asiakirjoja ovat talouden suunnittelun ja seurannan tietoaineistosta mm. toiminta- ja taloussuunnitelmat, tilinpäätökset ja osa päätösasiakirjoista. Muilta osin taloushallintoon liittyvät asiakirjat ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä. Taloushallinnon asiakirjoja käsitellään Raindance-kokonaisuuteen kuuluvissa taloushallinnon järjestelmissä ja TWeb-asianhallintajärjestelmässä.

Hankintoihin liittyvissä prosesseissa syntyy esimerkiksi vaatimusmäärittelyitä, tarjouspyyntöjä, hankintailmoituksia, tarjouksia, tarjousten vertailuasiakirjoja, hankintapäätöksiä, hankintasopimuksia, oikaisuvaatimuksia ja muita tilauksiin ja käyttöönottoprojekteihin liittyviä asiakirjoja.

Pääsääntöisesti asiakirjat ovat julkisia sen mukaisesti kuin ns. julkisuuslaissa säädetään. Osa asiakirjoista tai jotkin asiakirjojen osat voivat olla salassa pidettäviä. Hankintoja koskeviin asiakirjoihin sisältyy usein esimerkiksi liikesalaisuuksia.

Hankintoihin liittyviä tietoja voit pyytää hankinta-asiakirjassa kuvatulta yhteyshenkilöltä.

Avoinna olevia hankintailmoituksia ja tarjouspyyntöjä voit katsoa julkisten hankintojen ilmoituskanavalta: https://www.hankintailmoitukset.fi.

Savonia voi hyödyntää myös Sansia Oy:n ja Hansel Oy:n tekemiä kilpailutuksia siltä osin kuin on ollut mukana esim. puitesopimuksia koskevissa kilpailutuksissa. Lisätietoja näistä löydät Hansel Oy:n ja Sansia Oy:n verkkosivuilta: https://www.hansel.fi ja https://www.sansia.fi.

Yhteyshenkilömme talouden ja hankintojen ohjaamiseen ja ohjelmiin liittyen talousjohtaja Seppo Lyyra, seppo.lyyra@savonia.fi.

Kirjaamopalvelut käsittelee tietopyyntöjä ja tarjoaa niihin liittyvää neuvontaa ja tukea: savonia@savonia.fi.

Koulutus ja opiskelijapalvelut

Tietovarannon tarkoituksena on koulutuksen ja opetuksen suunnittelu, toteutus, arviointi ja seuranta. Tietovarantoon sisältyy Savonian opiskelijoiden henkilötietoja, joiden käsittelystä on kerrottu tarkemmin opiskelijatietohallinta-tietosuojaselosteessa, tietosuojaseloste_opiskelijatietohallinto.pdf (savonia.fi).

Koulutuksen suunnittelun tietoaineistoihin kuuluvat muun muassa opetussuunnitelmat ja koulutustarjontatiedot. Opetussuunnitelmat löytyvät täältä: Opetussuunnitelmat – Savonia AMK. Koulutustarjontatiedot löytyvät Opintopolku-palvelusta, Opintopolku. Koulutusta koskevat tarkempi tietoaineisto, kuten muun muassa opintojaksojen toteutussuunnitelmat ja muut käytännön toteutuksiin liittyvät tiedot ovat Moodle-järjestelmässä.

Opiskelua ja opetusta Savoniassa ohjaa tutkintosääntö. Opiskelijamääristä päättää ammattikorkeakoulun hallitus. Opetussuunnitelmat hyväksyy koulutusjohtaja.

Savonian hakijapalvelut palvelevat kaikissa koulutukseen hakemiseen liittyvissä kysymyksissä, hakijapalvelut@savonia.fi. Opiskelijavalinnan tuloksiin liittyviä tietoja ei julkaista, mutta ne ovat saatavissa hakijapalveluista.

Savonian opiskelija voi tilata itselleen sähköisesti allekirjoitettuja opiskeluun liittyviä dokumentteja Atomi-palvelun kautta. Dokumentteina esimerkiksi opiskelutodistus, opintorekisteriote ja tutkintotodistus. Valmistunut opiskelija voi tilata muun muassa tutkintotodistuskopion tai opintosuoritusotteen täältä: Todistukset – Savonia AMK, josta löytyy myös hinnasto.

Savonian opinnäytetyöt julkaistaan Theseuksessa, Ammattikorkeakoulut – Theseus, joko avoimessa tai käyttörajatussa kokoelmassa. Kaikkien Theseukseen tallennettujen opinnäytetöiden metatiedot (tekijä, työn nimi, asiasanat, tiivistelmä) näkyvät avoimesti Internetissä. Käyttörajattuun kokoelmaan tallennettujen töiden pdf-tiedosto ei avaudu kuin vain Savonian sisäisessä verkossa. Käyttörajattuun kokoelmaan tallennettuja töitä voi pyytää nähtäväksi ottamalla yhteyttä Savonian kirjasto- ja tietopalveluihin, kirjasto@savonia.fi.

Opiskelijan arviointiin, opetuksen toteuttamiseen, opiskeluohjaukseen ja opiskelija­hyvinvointiin liittyviä tietoja käsitellään Peppi-opiskelijatieto­hallinto­järjestelmässä. Opiskelijatietohallintojärjestelmän tietoja luovutetaan asianosaiselle itselleen ja siltä osin kuin tiedot ovat ns. julkisuuslain mukaisesti yleisöjulkisia, yksilöityyn tietopyyntöön perustuen myös muille.

Jatkuvan oppimisen tarkoituksena on palvella osaamisen kehittämistä ja uudistamista elämän ja työuran eri vaiheissa. Savoniassa jatkuvan oppimisen tarjontaan kuuluvat avoimen ammattikorkeakoulun tarjonta, erikoistumiskoulutukset, korkeakouludiplomit sekä erilaiset liiketoimintana toteutettavat koulutukset.

Voit etsiä jatkuvan oppimisen koulutustarjonnasta nettisivuiltamme, Päivitä osaamistasi – Savonia AMK. Sieltä löydät myös koulutustarjontakohtaisesti henkilöiden yhteystietoja, joilta voit kysyä lisätietoa koulutuksista.

Kirjaamopalvelut käsittelee tietopyyntöjä ja tarjoaa niihin liittyvää neuvontaa ja tukea: savonia@savonia.fi.

Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta ja liiketoiminta

Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan tietovarannon tarkoituksena on Savonian missiopohjaisen TKI- ja liiketoiminnan toteuttaminen tuottamalla ratkaisuja tulevaisuuden työelämän tarpeisiin. Savonian yrityspalvelut ja palveluliiketoiminta tarjoavat monipuolisia tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen, pilotointiin ja yrittäjyyteen liittyviä asiantuntijapalveluja. TKI- ja liiketoiminnan tietoaineistoon sisältyy Savonian vahvuusalojen hankkeisiin ja projekteihin liittyvää asiakirja-aineistoa, tuotekehitykseen ja testaukseen sekä muihin asiantuntijapalveluihin liittyvää asiakirja-aineistoa.

TKI-toiminnan julkisia tietoaineistoja ovat mm. julkistetut ja/tai julkaistut TKI-hankkeiden tulokset ja muut hankeasiakirjat sen mukaisesti kuin ns. julkisuuslaissa ja rahoitusehdoissa määrätään. TKI-hankkeita koskevat suunnitelmat ja valmisteluun liittyvät asiakirjat ovat pääsääntöisesti ei-julkista aineistoa. TKI-hankkeisiin liittyviin tutkimuksiin ja tutkimusaineistoon voi myös sisältyä muuta salassa pidettävää aineistoa. Savonian hankelistaus löytyy täältä: Hankelistaus – Savonia AMK.

Savonia voi myös olla osapuolena sopimustutkimuksessa, joiden yhteydessä Savonialle voi syntyä niihin liittyvää julkista tietoaineistoa. Sen sijaan niihin liittyvät sopimukset ja rahoitusehdot voivat myös rajoittaa sopimustutkimukseen liittyvien tietojen julkisuutta. Tilaustutkimuksiin ja palveluliiketoimintaan sisältyvät asiakirjat ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä ja mm. niihin liittyvät immateriaalioikeudet luovutetaan lähes aina tilaajalle.

Tutkimusluvan hakemista koskeva ohjeistus Savonian ulkopuolisille löytyy Savonian verkkosivuilta: Tutkimusluvat – Savonia AMK.

Savonia on sitoutunut edistämään avointa toimintakulttuuria kaikessa toiminnassaan. Avoimuudella lisätään Savonian vaikuttavuutta ja näkyvyyttä. Toiminnan läpinäkyvyydellä edistetään toiminnan laatua ja vastuullisuutta. Suomalaisen tutkimusyhteisön jäsenenä Savonia on allekirjoittanut Avoimen tieteen ja tutkimuksen julistuksen 2020-2025 ja laatinut Avoimen julkaisemisen linjauksen Savonia-ammattikorkeakoulussa, https://www.savonia.fi/app/uploads/2022/06/Avoimen-julkaisemisen-linjaus-Savonia-ammattikorkeakoulussa.pdf. Kyseisen linjauksen mukaisesti Savonian julkaisut ovat avoimesti luettavissa verkossa. Tutkimuksen avoimuutta tukee Savonian linjaus avoimista tutkimusaineistoista, tutkimusmenetelmistä ja tutkimusinfrastruktuureista, https://www.savonia.fi/app/uploads/2022/06/Savonian-linjaus-avoimista-tutkimusaineistoista-tutkimusmenetelmista-ja-tutkimusinfrastruktuureista_-002.pdf. Avoimesta oppimisesta on linjattu Oppimisen avoimuus ja pedagoginen saavutettavuus Savoniassa – linjauksessa, https://www.savonia.fi/app/uploads/2022/06/Oppimisen-avoumuus-ja-pedagoginen-saavutettavuus-Savoniassa.pdf. Savonialaisten tekemät avoimet oppimateriaalit tallennetaan pääsääntöisesti Avointen oppimateriaalien kirjastoon, https://aoe.fi/#/etusivu, jossa ne ovat avoimesti kaikkien hyödynnettävissä.

Tietoa Savonian TKI- ja liiketoiminnasta sekä avoimesta tieteestä ja tutkimuksesta löytyy Savonian verkkosivuilta, Yrityksille – Savonia AMK.

Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaan sekä liiketoimintaan liittyvää asiakirja-aineistoa on TWeb-asianhallintajärjestelmässä, Repotronic-järjestelmässä ja CRM-asiakkuudenhallintajärjestelmässä.

Yhteyshenkilömme tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan sekä liiketoiminnan kokonaisuuteen, strategiseen johtamiseen ja toteutusohjelmaan liittyen on vararehtori Mikko Vuoristo, mikko.vuoristo@savonia.fi. Lisätietoa vahvuusalakohtaisesta TKI-toimintaan ja liiketoimintaan liittyvästä tietoaineistosta antavat myös vahvuusalakohtaiset TKI-päälliköt, joiden yhteystiedot löytyvät täältä, Vahvuusalat – Savonia AMK.

Kirjaamopalvelut käsittelee tietopyyntöjä ja tarjoaa niihin liittyvää neuvontaa ja tukea: savonia@savonia.fi.

Kirjasto ja tietopalvelut

Kirjasto tarjoaa henkilöstölle ja opiskelijoille räätälöityä tietopalvelua sekä toimii myös kaikille avoimena julkisena tieteellisenä kirjastona.

Savonia-Finna on Savonian kirjaston tietokanta, josta löytyvät kaikki kirjaston painetut ja sähköiset aineistot. Savonia-Finnassa voi myös uusia lainoja ja tehdä varauksia.

Kirjasto huolehtii myös julkaisutiedonkeruusta, Julkaisutiedonkeruu Savoniassa  ja ylläpitää julkaisutietojen tallennuspalvelu Justus (csc.fi) sekä Theseusta. Kirjasto edistää erilaisin toimin myös avoimen tieteen toteuttamista Savoniassa, Avoin tiede .

Tietoa kirjaston palveluista ja henkilöstön yhteystiedot löytyvät kirjaston verkkosivuilta, Kirjasto- ja tietopalvelut – Savonia AMK.

Kansainvälinen toiminta

Kv-tietovarannon tarkoituksena on Savonian opiskelijoiden, henkilöstön ja alueen yritysten kansainvälistymistä. Kansainvälisyys ulottuu niin koulutukseen, palveluihin kuin TKI-toimintaan. Kansainvälisyydellä on merkittävä rooli alueen ja elinkeinoelämän kansainvälistymisen ja kansainvälisen osaamisen uudistajana. Kansainvälisyysohjelma kytkee kansainvälistymisen Savonian strategian tavoitteisiin ja visioon.

Julkisia asiakirjoja ovat muun muassa kansainvälisen toiminnan ohjelmat, suunnitelmat, raportit ja tilastot sen mukaisesti kuin asiakirjojen yleisöjulkisuudesta nk. julkisuuslaissa säädetään. Kansainväliseen liikkuvuuteen liittyviin asiakirjoihin sisältyy sekä Savonian opiskelijoiden että henkilöstön henkilötietoja ja ne ovat joko kokonaan tai osittain salassa pidettäviä.

Kansainvälisen toiminnan asiakirjoja käsitellään Mobility Online -liikkuvuusjärjestelmässä ja TWeb-asianhallintajärjestelmässä.

Tietoa Savonian kansainvälisestä toiminnasta löytyy Savonian verkkosivuilta, Kansainvälisyys – Savonia AMK.

Yhteyshenkilömme kansainvälisen toiminnan johtamiseen ja kansainvälisyysohjelmaan liittyen on kansainvälisyysjohtaja Virpi Laukkanen, virpi.laukkanen@savonia.fi.

Kirjaamopalvelut käsittelee tietopyyntöjä ja tarjoaa niihin liittyvää neuvontaa ja tukea: savonia@savonia.fi.

Toimitilat ja turvallisuus

Tietovarannon tarkoituksena on toimitilojen yleinen käytettävyys ja turvallisuus, ylläpito, siivous ja kiinteistönhuolto sekä kampusten tilojen toiminnallinen kehittäminen ja kalustaminen.

Kiinteistö- ja toimitilapalveluiden julkisia asiakirjoja ovat muun muassa toimitilojen rakentamiseen, ylläpitoon, käyttöön ja palveluihin liittyvät päätökset ja suunnitelmat sen mukaisesti kuin asiakirjoja koskevassa nk. julkisuuslaissa säädetään. Asiakirjat voivat sisältää kokonaan tai osittain salassa pidettäviä osia muun muassa sopimusten osalta tai liikesalaisuuksia koskevina.

Kiinteistöturvallisuuteen liittyvä henkilötietojen käsittely on kuvattu kameravalvonnan tietosuojaselosteessa. Muilta osin toimitilaturvallisuuteen liittyvät tiedot ovat salassa pidettäviä.

Yhteyshenkilömme toimitiloihin ja turvallisuuteen liittyvissä asioissa on talousjohtaja Seppo Lyyra, seppo.lyyra@savonia.fi.

Kirjaamopalvelut käsittelee tietopyyntöjä ja tarjoaa niihin liittyvää neuvontaa ja tukea: savonia@savonia.fi.