Yksi digitalisaation tavoitteista on tuoda tehokkuutta prosesseihin, parantaa laatua ja alentaa kustannuksia (Vogel ym. 2024, 85), toisaalta digitalisaation negatiivisena vaikutuksena voidaan nähdä muuttuneet roolit (Andreassen 2020, 231). Tämän tutkimuksen tulosten perusteella voidaan todeta, että hankintaprosessin kehitettävät kohteet liittyvät hankintaprosessin tehokkuuden parantamiseen. Hankintaprosessissa on havaittavissa kehitettäviä kohteita, jotka ovat hankintaprosessia hidastavia tekijöitä. Hankintaprosessin tärkeinä kehittämiskohteina pidettiin hidastavien tekijöiden vähentämisen lisäksi resurssien kohdentamista sekä osaamisen ja viestinnän parantamista.

Hankintaprosessin hidastavat tekijät

Tämän tutkimusten tulosten mukaan hankintaprosessissa on hidastavia tekijöitä, jotka liittyvät henkilökunnan tehtävien muutoksiin, hankinta-aikatauluihin ja prosessien epäselvyyksiin. Henkilökunnan tehtävien muutokset ovat aiheuttaneet tehtävien siirtoja, joiden ei koeta sujuvoittavan prosessin etenemistä. Muuttunut päätöksenteko hidastaa hankintaprosessia ja aiheuttaa lisätyötä organisaation eri tasoille. Uusien toimintamallien omaksuminen vie aikaa ja haastaa uuden oppimiseen niin hankintayksikköä kuin hankintoja tekeviä toimintayksiköitä.

Tässä tutkimuksessa todettiin, että isoissa eri hyvinvointialueiden yhteisissä hankinnoissa on monia eri toimijoita, joiden aikataulujen ja erilaisten tarpeiden yhteensovittamisessa menee paljon aikaa. Tämä täytyy huomioida jo hankintoja käynnistäessä ja aikaa on varattava riittävästi hankintaprosessin läpikäymiseen. Epäselvyydet prosesseissa johtavat epäselviin rooleihin ja niihin liittyvien vastuiden jakautumiseen. Tämä voi johtaa koko hankintaprosessin hidastumiseen ja tilanne voi olla hyvin hankala käytännön arjessa.

Hankinnoissa kiinnitettävä huomiota resursseihin, osaamiseen ja viestintään

Hankintayksiköiden työ on tärkeää hankintojen toteuttamisessa (Hiilamo, Jääskeläinen & Reyes 2023, 37). Myös tässä tutkimuksessa hankintaprosessin merkitys tunnistettiin ja sen suunnitteluvaiheen merkitys koettiin erittäin tärkeäksi. Hankintayksikön merkitys hankintaprosessin omistajana nähtiin tärkeänä ja siksi hankintayksikön resurssien kohdentamiseen tulisi kiinnittää huomiota. Resurssien puute voi olla tiedonhyödyntämisen esteenä hankintoihin liittyvässä työssä (Merisalo ym. 2021, 101). Tämän tutkimuksen tulosten mukaan yksi kehittämisen kohteista on resurssien kohdentaminen. Resursseja tulisi kohdistaa erityisesti hankintaprosessin suunnitteluvaiheeseen ja sopimuksellisten tuotevalikoimien muodostamiseen.

Digitalisaation muutoksissa osaamiseen liittyy monia vaatimuksia liittyen esimerkiksi tiedonhallintaan, vuorovaikutukseen, viestintään ja ohjaukseen (Jauhiainen ym., 2020, 98). Kehittämisen kohteeksi tässä tutkimuksessa nousi hankintoihin liittyvä osaaminen. Hankintaosaamista tarvitaan hankintayksikön lisäksi myös hankintoja tekevissä toimintayksiköissä. Hankintayksiköltä odotetaan vahvaa hankintaosaamista ja kykyä toimia hankintakokonaisuuden koordinoijana. Toimintayksikön osaamista voitaisiin haastateltavien mielestä vahvistaa ottamalla yksiköitä mukaan hankintaprosessin kehittämiseen.

Viestinnän läpinäkyvyys on tärkeää uusien menetelmien käyttöönotossa (Gorbenko ym. 2022, Beaulieu & Bentahar 2019). Tutkimustulosten mukaan yhteyden pitäminen toimintayksikköön hankintaprosessin eri vaiheissa pidettiin tärkeänä. Tehokas viestintä hankintaprosessin etenemisestä antaa toimintayksikölle tunteen heille tärkeän asian hoitamisesta ja osallistaa hankintaprosessiin. Viestimällä ja jakamalla tietoa aktiivisesti voidaan vähentää myös muutosvastarintaa.

Artikkeli pohjautuu Sanna Pyykösen YAMK-opinnäytetyöhön ”Hankintaprosessin kehittäminen Pohjois-Savon hyvinvointialueella -toimintayksiköiden kokemuksia hankintaprosessin digitalisaatiosta”. Työ on luettavissa kokonaisuudessaan https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025052515791

Kirjoittajat:

Sanna Pyykönen, YAMK-opiskelija, Digitalisaation asiantuntija sosiaali- ja terveysalalla, Savonia-ammattikorkeakoulu

Liisa Klemola, lehtori, FT, Savonia-ammattikorkeakoulu, jatkuvan oppimisen yksikkö, Master School, Kuopio

Juhamatti Huusko, sivutoiminen tuntiopettaja, YTT, KTM, Savonia-ammattikorkeakoulu, jatkuvan oppimisen yksikkö, Master School, Kuopio

Lähteet:

Andreassen Roy-Ivar. 2020. Digital technology and changing roles: a management accountant’s dream or nightmare? Journal of Management Control (2020) 31:209–238. https://doi.org/10.1007/s00187-020-00303-2.

Beaulieu, Martin & Bentahar, Omar. 2021. Digitalization of the healthcare supply chain: A roadmap to generate benefits and effectively support healthcare delivery. Technological Forecasting and Social Change 167 (2021). https://doi.org/10.1016/j.techfore.2021.120717

Gorbenko, Ksenia, Romanchuk, Kathryn, Sagliocca, Franco & Mazumdar, Madhu. 2022. A changing supply chain for a changing health care system: Barriers and facilitators of implementing enterprise resource planning. Work 74 (2023) 977–990. https://doi.org/10.3233/wor-210081.

Hiilamo, Tuomas, Jääskeläinen, Jan & Reyes, Wilka. 2023. Kilpailu julkisissa hankinnoissa. Kilpailu- ja kuluttajaviraston Tutkimusraportteja 9/2023. Kilpailu- ja kuluttajavirasto. https://www.kkv.fi/tutkimus-ja-vaikuttaminen/julkaisut

Jauhiainen Annikki, Sihvo Päivi, Hämäläinen Susanne, Hietanen Aija, Nykänen Jaana, Hämäläinen Jaana, Franssila Päivi, Tikkanen Kaija. 2020. eAmmattilaisten osaaminen käyttöön sosiaali- ja terveydenhuoltoon. FinJeHeW 2020;12(2) https://journal.fi/finjehew/article/view/85401.

Merisalo, Maria, Naumanen, Mika, Huovari, Janne, Eskola, Saila, Toivanen, Mia, Keskinen, Peetu, Hajikhani, Arash, Oksanen, Juha & Rausmaa, Salla. 2021. Julkiset hankinnat. Kokonaisvolyymi ja datan hyödyntäminen. Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan julkaisusarja 2021:46. http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-383-267-1.

Vogel, Justus, Haering, Alexander, Kuklinski, David & Geissler, Alexander. 2024. Assessing the Relationship between Hospital Process Digitalization and Hospital Quality – Evidence from Germany. Journal of Medical Systems (2024) 48:85. https://link.springer.com/article/10.1007/s10916-024-02101-y

Kuva: Copilot 2025