“Onko ideahaku vielä päällä?” Näillä sanoilla alkoi kirjaston Annen sähköpostiviesti, jonka liitteenä oli Excel-tiedosto, jolla hallittiin kirjaston kaukolainoja. Anne kommentoi tiedostoa viestissään: ”Onhan se vähän kömpelö…”. Tästä viestistä alkoi yhdessä kehittämisen ja etenkin yhdessä oppimisen matka.

Savonian kirjaston kaukopalvelun kautta toimitetaan vuosittain noin 100 artikkelikopiota ja kaukolainaa muista kirjastoista opiskelijoille ja henkilökunnalle. Excel riitti pienen määrän hallintaan, mutta toive monipuolisemmasta ja automaatiota hyödyntävästä ratkaisusta oli ollut pitkään. Kun Savonian intrassa avattiin liiketalouden ideahaku ohjelmistokehityskohteista, kirjastossa innostuttiin ja ehdotettiin kaukopalvelutilausten hallinnan uudistamista.

Keskustellen kohti yhteistä ymmärrystä

Ensimmäisessä tapaamisessa löydettiin yhdessä ymmärrys, että uusi sovellus on tarpeen ja sellainen voidaan yhdessä tehdä. Kirjasto laati omista lähtökohdistaan tarvemäärittelypohjan, joka ohjasi kehitystyötä.

Kaukopalvelun prosessissa suurimmat haasteet liittyivät automaation vähyyteen ja siihen, ettei ajantasainen tilanne ollut näkyvissä. Yksi keskeinen toive oli, että ohjelmasta voisi lähettää asiakkaalle suoraan viestin kaukolainan tai artikkelikopion saapumisesta sekä ohjeet noutamiseen. Ohjelman tulisi olla helppokäyttöinen, sillä kaikki kirjaston työntekijät käyttävät sitä pyyntöjen tekemiseen ja tilaustietojan päivittämiseen saapuneeksi tai palautetuksi.

Ratkaisun avaimet

Ohjelmistokehityksen työvälineet, joiden tavoitteena on tarjota koodausta taitamattomille henkilöille mahdollisuus tehdä omaa työtä helpottavia sovelluksia, ovat kehittyneet viime vuosina nopeasti. Tämän seurauksena on syntynyt kansalaiskehittämisen (citizen developers) käsite, jolla tarkoitetaan, että kuka vain voi tehdä sovelluksia erilaisilla vähäkoodisilla ohjelmistoilla (no-code/low-code platforms).

Kirjaston kaukopalvelu-sovelluksen käyttöliittymä ja toiminnallisuus tehtiin Power Appsilla. Power Automate mahdollisti asiakkaalle lähetettävän lainan saapumisviestin lähettämisen automatisoinnin. Dataverse korvasi Excel-tiedoston ja on tietokantaohjelma, jossa lainatiedot ovat. Raportointiominaisuudet tehtiin Power BI Desktopilla ja Power BI Service pilvipalvelua hyödynnettiin raportin jakamisessa käyttäjille. Koko sovellus asennettiin Teamsiin, koska näin pystyttiin hyödyntämään käyttäjien olemassa olevia M365 lisenssejä eikä uusia lisenssejä tarvittu. Teams ympäristönä oli myös tuttu kirjastotiimille.

Mitä opimme yhteistyöstä?

Opiskelua, testaamista, palautteen saamista ja korjaamista tarvittiin. Vähäkoodisen sovelluskehittämisen kiistaton etu on se, että käyttäjille voidaan nopeasti antaa ”käsin kosketeltava” versio testattavaksi ja saada sen vuoksi heti palautetta siitä, eteneekö kehittäminen oikeaan suuntaan. Samalla se osittain pakottaa kehittäjää oppimaan ja testaamaan omaa osaamistaan, mikä oli avoimen ideahaun yksi keskeinen tavoite. Toinen oman osaamisen kehittämisen tavoite on kyetä opettamaan näiden nopeasti kehittyvien ohjelmistojen käyttöä opiskelijoille, jotta he puolestaan voivat viedä oppia harjoittelu- ja työpaikoilleen.

Kaukopalvelu-sovellus otettiin käyttöön vuoden 2025 alussa. Käyttöönoton jälkeen sovellusta on ollut helppo muokata, jos käytännön työssä on havaittu puutteita tai kirjaston työnkulut ovat muuttuneet. Teamsissa oleva dokumentaatio mahdollistaa tarvittaessa sovelluksen ohjeisiin palaamisen.

Kehitystyö oli hyvä esimerkki siitä, miten kevyesti eri tiimit voivat tehdä yhteistyötä ja hyödyntää talossa olevaa asiantuntijuutta. Prosessien tarkastelu ulkopuolisen kanssa toi uusia näkökulmia; kaikkea ei välttämättä tarvitse tehdä kuten ennen. Joitakin teknisiä ratkaisuja kirjastolaiset eivät olisi osanneet ehdottaa ilman tietoa teknisistä mahdollisuuksista. Toisaalta ohjelmaan tutustuminen on ollut mahdollista myös “tyhmien” kysymysten kautta, mikä madalsi kynnystä oppia.

Ideahaku on edelleen päällä

Kun ideat ja osaaminen yhdistyvät, syntyy ratkaisuja, jotka helpottavat arkea ja kehittävät toimintaa. Millaisia kehitysprojekteja yhteistyön ja avoimen keskustelun kautta syntyy seuraavaksi?

---

Kirjoittajat:

Pentti Hiltunen, lehtori, liiketalouden tutkintokoulutus, Savonia-ammattikorkeakoulu

Anne Mikkanen, informaatikko, Savonia-ammattikorkeakoulu

Anu Räty-Härkönen, informaatikko, Savonia-ammattikorkeakoulu