Viime vuoden aikana Savonia-ammattikorkeakoulun Master Schoolissa kehitettiin strategisesti tärkeää YAMK-opiskelijoiden eli ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon opiskelijaohjauksen prosessia. Kehittäminen toteutettiin Lean Six Sigma Black Belt läpimurtoprojektina.

Ongelmina YAMK:ssa ovat jo pidempään olleet opintonsa keskeyttäneiden suuri määrä ja valmistumisen venyminen opinto-oikeusajan jälkeen. Tämä vaikuttaa suoraan Savonian saamaan rahoitukseen, koska palkkio tulee vain tehdystä työstä eli valmistuneesta opiskelijasta. Valmistumisen viivästyminen lisää myös keskeyttämisen riskiä, sitoo ohjausresursseja ja aiheuttaa siten sekä henkilöstölle että opiskelijoille lisätyötä, jota voisi myös hukaksi kutsua.

Vuonna 2020 Savonian Master Schoolista valmistui 145 YAMK-opiskelijaa ja keskeyttäneiden määrä oli 128 (15,3%). Yksi valmistunut YAMK-opiskelija tuo valmistuessaan rahaa 12 400 euroa, joten keskeyttäneiden myötä jäi vuonna 2020 saamatta lähes 1,6 miljoonaa euroa. Tämän vuoksi kehittämisen tavoitteeksi otimme valmistumisajan vaihtelun vähentämisen lähelle opinto-oikeusaikaa ja keskeyttäneiden määrän vähentämisen 12 prosenttiin.

Keinona tavoitteen saavuttamiseen oli opiskelijaohjauksen kehittäminen, joka läpi opintojen kulkevana prosessina vaikuttaa eniten valmistumiseen ja keskeyttämiseen. Projekti eteni Six Sigman DMAIC-prosessin mukaisesti. Kehittämisessä ydintiimin muodosti pieni 4 henkilön työryhmä ja säännöllisesti työskentelyyn tulivat mukaan myös kaikki YAMK-tutkintovastaavat.

Opiskelijaohjausprosessin lähtötilannetta tarkasteltiin keskeisten mittareiden avulla ja havaittiin prosessin suorituskyvyn eli käytännössä sen onnistumisen mahdollisuuden olevan heikko. Syitä suorituskykyongelmiin ideoitiin aivoriihessä kalanruotodiagrammia hyödyntäen. Pyrittiin löytämään vähintään 100 ideaa, jotka vaikuttavat eniten valmistumiseen ja tai keskeyttämiseen. Ja ne myös löydettiin! Tämän jälkeen heikkoja syy-vaihtoehtoja poissuljettiin ja jatkettiin eteenpäin tärkeimmillä vaikuttavilla syillä ja löydettiin ne kaikkein vaikuttavimmat tekijät.

Vaikuttavimmista tekijöistä vielä priorisoitiin tärkeimmät kehittämisen kohteet tutkintovastaavien työpajassa. Tärkeimmiksi valmistumiseen ja keskeyttämiseen vaikuttaviksi tekijöiksi nousivat viestintä ja HOPS-keskustelut. Näiden pohjalta rakennettiin koeasetelma ja toteutettiin koe, jossa mukana oli yhteensä 11 opiskelijaryhmää.

Kokeiden tulokset nostivat selkeästi esille vaikuttavimmat tavat toteuttaa opiskelijaohjausta ja niistä muodostettiin Hyvät käytännöt jalkautettaviksi kaikkiin YAMK-tutkinto-ohjelmiin. Hyvät käytännöt ovat yksinkertaisia, mutta ne käyttöönottamalla on mahdollista nostaa opiskelijoiden lukukauden aikaisten suoritusten keskiarvoa nykyisestä 5 opintopisteestä 10:n. Hyvät käytännöt on esitetty alla olevassa kuvassa:

Master Schoolissa olemme ottaneet vuoden alusta Hyvät käytännöt käyttöön ja seuraamme niiden toteutumista… ja kehittäminen jatkuu edelleen!

Kirjoittaja:

Päivi Tikkanen, erityisasiantuntija, TtT, Lean Six Sigma Black Belt, Master School, Savonia-ammattikorkeakoulu