Artikkelissa tarkastellaan sisäisen viestinnän merkitystä muutosten toteuttamisessa. Artikkeli perustuu opinnäytetyöhön, jossa keskitytään finanssialan organisaation muutokseen. Opinnäytetyön tavoitteena oli tunnistaa organisaation muutosviestinnän nykytila ja laatia kehittämisehdotuksia muutosjohtamisen ja -viestinnän kehittämistoimista. Tutkimuksen keskiössä on henkilöstön ääni sekä johtamisen että muutoksen vaikutuspiirissä olleiden näkökulmista. Tutkimuksen keskeisin löydös on, että aidosti vuorovaikutteinen viestintä on tehokkain keino viedä muutos osaksi arjen toimintaa.

Muutoksen ja viestinnän erottamaton yhteys

Muutoksen todellinen onnistuminen rakentuu ihmisten kokemuksista, ymmärryksestä ja tunteista sekä lopulta toiminnan muutoksesta. Laadukas viestintä toimii sillanrakentajana prosessien ja henkilöstön välillä, ja mahdollistaa muutoksen mielekkyyden ja sitoutumisen. Muutoksessa on ymmärrettävä mitä, miksi ja miten. Jos ymmärrys, tietoisuus ja motiivit jäävät puutteellisiksi, muutosta ei synny eikä kehitykselle rakennu pysyvää pohjaa (Juholin 2017, 23). Selkeä strateginen viestintä lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta koko työyhteisössä ja auttaa näkemään oman työn merkityksen laajemmassa kokonaisuudessa.

Läpinäkyvyys ja vuorovaikutus ovat perusta luottamukselle

Kun organisaatio viestii oikea-aikaisesti, helposti ymmärrettävässä muodossa ja johdonmukaisesti, henkilöstön ymmärrys muutoksen taustoista ja tavoitteista syvenee. Läpinäkyvyys edellyttää, että tietoa jaetaan kaikille sitä tarvitseville tasapuolisesti ja avoimesti.

Luottamuksen rakentaminen perustuu rehellisyyteen, jatkuvuuteen ja vuorovaikutukseen. Tutkimuksemme tulosten mukaan vuorovaikutteinen viestintä on toivotuin ja tehokkain tapa viestiä muutoksesta. Tavoitteena on aito dialogi, jossa jokainen osapuoli tulee kuulluksi. On tärkeää ymmärtää, että luottamus syntyy ajan kanssa, mutta se voi myös horjua helposti, jos viestintä on epäjohdonmukaista tai epätarkkaa.

Johto ja esihenkilöt muutoksen mahdollistajina

Johto määrittelee suunnan ja vision, joka ohjaa kohti asetettuja tavoitteita, kun taas esihenkilöt varmistavat viestin muuttumisen konkreettiseksi osaksi arjen tekemistä (Juholin 2017, 43). Esihenkilöiden kautta viestintä muuttuu yksilöille merkitykselliseksi, koska kahdenkeskisissä vuorovaikutustilanteissa esihenkilöillä on mahdollisuus vaikuttaa henkilöiden asenteisiin ja uskomuksiin. Näiden tekijöiden kautta viestintä toimii sekä muutoksen mahdollistajana että henkilöstön innostajana – luoden perustan onnistuneelle ja kestävälle muutokselle organisaatiossa. Tutkimus osoitti, että esihenkilöt kaipaavat tukea ja konkreettisia työkaluja muutoksen johtamiseen – näin varmistetaan onnistunut muutos.

Tarpeiden, tunteiden ja odotusten huomioiminen

Henkilöstön tarpeiden ja tunteiden huomioiminen on muutosviestinnässä keskeistä. Vastaanottajan odotukset muodostuvat uskomuksista, asenteista, arvoista ja aiemmista kokemuksista.

Parhaat tulokset saavutetaan dialogilla ja kaksisuuntaisella viestinnällä, jossa henkilöstö tulee aidosti kuulluksi. Viestinnän tulee huomioida kohderyhmien erilaiset tarpeet ja tunteet, räätälöidä viestit tilanteen mukaan ja varmistaa psykologinen turvallisuus (Myllymäki 2018, 17–18). Yksi ja sama viesti ei toimi kaikille.

Suunnitelmallisuus ja jatkuvuus onnistumisen avaimena

Tutkimustulokset painottavat, että muutoksen läpivientiin on varattava erikseen aikaa – muutosta ei voida johtaa vain ’omalla painollaan’ varsinaisen työn ohessa. Suunnitelmallisuus vahvistaa muutosviestintää ja tukee muutosjohtamista. Strategisesti suunniteltu viestintä mahdollistaa oikein ajoitetun, kohderyhmät huomioonottavan sekä yhdenmukaisen tiedonkulun läpi organisaation (Valpola 2023, 27). Viestintäsuunnitelma ja yhteistyö helpottaa eri viestintävastuissa olevia, erityisesti esihenkilöitä vuorovaikutuksessa omiin tiimiläisiinsä.

Toiminnan muutos edellyttää inhimillistä johtamista

Muutos tapahtuu, kun ihmiset muuttavat toimintaansa. Tähän päästään huolellisesti suunnitellulla ja laadukkaalla viestinnällä, joka huomioi ihmisten erilaiset tarpeet, motiivit ja asenteet. Opinnäytetyöstä saadut tutkimustulokset osoittavat kiistattomasti, että vuorovaikutuksellinen viestintä on tehokkain tie onnistuneisiin muutoksiin.

Artikkeli perustuu Johanna Oinosen ja Riitta Kolarin YAMK opinnäytetyöhön.

---

Kirjoittajat:

Johanna Oinonen, Riitta Kolari, tradenomi (YAMK), Liiketoiminnan kehittäminen, Savonia-ammattikorkeakoulu

---

Lähteet:

Kuva luotu tekoälyllä. Gemini 2.5 Flash.

Juholin, E. 2017. Communicare! Viestinnän tekijän käsikirja. Turenki. Hansaprint Oy

Kolari, R. & Oinonen, J. 2025. Viestinnän rooli organisaation muutostilanteissa -Case asiakaspalvelun uudet mahdollisuudet. Opinnäytetyö, tradenomi YAMK. Löytyy Theseuksesta.

Myllymäki, R. 2018. Sano se selvästi! Muutosviestinnän opas. Ketterät Kirjat Oy

Valpola, A. 2023. Keskusteleva viestintä strategiatyössä. Professional Publishing Finland Oy

---