Artikkelissa tarkastellaan opinnäytetyönä tehtyä kehittämistyötä, jonka tarkoituksena oli siirtyä yrityksessä X manuaalisesta potilaskirjaamisesta sähköiseen ratkaisuun, joka vastaisi nykylainsäädännön, erityisesti Kanta-liittymisen ja tietoturvan vaatimuksia. Potilastietojärjestelmä Y valittiin ratkaisuksi, jonka kautta ajanvaraus, verkkokauppa, asiakastietojen dokumentointi ja Kanta-kirjaaminen pystyttiin yhdistämään yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Käyttöönotto tarjosi mahdollisuuden parantaa palvelun laatua, yhtenäistää kirjaamista ja säästää työaikaa.

Toteutus ja koulutusprosessi

Käyttöönotto suunniteltiin ja toteutettiin lineaarisena kehittämisprosessina. Alkuvaiheessa laadittiin tietoturvasuunnitelma, joka oli edellytys Kanta-liitynnälle (THL 2024). Tietoturvan ja tietosuojan näkökulmat huomioitiin muun muassa käyttöoikeuksien hallinnassa ja kirjautumiskäytännöissä (Voutilainen & Kurvinen 2024, 99–100). Henkilöstölle järjestettiin koulutuksia, joissa käsiteltiin sähköistä kirjaamista, rakenteellista dokumentointia, Kanta-palvelujen käyttöä sekä tietoturvaa (Kauvo, Virkkunen & Ålander 2024, 9; Valvira julkaisuaika tuntematon).

Koulutusmateriaalit tuotettiin monikanavaisesti ja ne oli tarkoitettu käyttöönottovaiheeseen, tueksi myöhemmin ja perehdytysmateriaaliksi. Käyttäjien ohjaus perustui aktiiviseen vuorovaikutukseen ja koulutuksista kerättiin systemaattisesti palautetta. Kanta-kirjauksen edellyttämä SOTE-ammattikortti sekä sen käyttöönotto käytiin läpi teknisen tuen kanssa yhteistyössä (Digi- ja väestötietovirasto julkaisuaika tuntematon).

Tulokset ja kehittämiskohteet

Järjestelmä otettiin onnistuneesti käyttöön ja sen koettiin sujuvoittavan asiakastyötä, nopeuttavan kirjaamista sekä parantavan tietoturvaa. Käyttöönoton myötä dokumentointi muuttui rakenteellisemmaksi ja henkilöstön digiosaaminen vahvistui. Webropol-kyselyn mukaan suurin osa henkilöstöstä koki eri osa-alueiden koulutuksen riittäväksi ja järjestelmän käyttöliittymän loogiseksi. Kehittämistarpeita kuitenkin tunnistettiin: erityisesti ajanvarauksen asiakasnäkymän visuaalista selkeyttä sekä tietosuojakäytäntöjen yhdenmukaistamista pidettiin tärkeinä jatkokehityksen kohteina (Viitanen ym. 2024).

Pohdintaa ja johtopäätöksiä

Työn aikana nousi esiin, että järjestelmän käyttöönotto on paitsi tekninen myös inhimillinen muutosprosessi. Henkilöstön osallistaminen ja koulutuksen saavutettavuus osoittautuivat merkittäväksi osaksi onnistumista (Hyppönen ym. 2018; Toikko & Rantanen 2009). Lainsäädännön ja käytännön sovittaminen yhteen vaati huolellista suunnittelua ja yhteistyötä eri sidosryhmien kanssa. Kehittämistyön lopputulos ei ollut vain uusi järjestelmä, vaan myös osaamisen kasvu ja toimintakulttuurin muutos.

Opinnäytetyö osoitti, että sähköinen potilastietojärjestelmä ei ole pelkkä tekninen työkalu vaan keskeinen osa asiakasturvallista ja tehokasta palvelutuotantoa. Prosessin aikana tuo-tettu tietoturvasuunnitelma, koulutusmateriaali ja palauteanalyysi toimivat pohjana vastaaville kehityshankkeille jatkossa.

Kirjoittaja:

Ville Virtanen, hyvinvointikoordinaattoriopiskelija (YAMK), Savonia-ammattikorkeakoulu

Elina Pekonen, lehtori, YTL, Master School, Savonia-ammattikorkeakoulu.

Lähteet

Digi- ja väestötietovirasto julkaisuaika tuntematon. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattikortti. Verkkojulkaisu. https://dvv.fi/sote-ammattikortti. Viitattu 13.11.2024.

Hyppönen, Hannele, Vänskä, Jukka, Reponen, Jarmo, Lääveri, Tinja, Keränen, Niina & He-poniemi, Tarja 2018. Ammattilainen – potilastietojärjestelmät työn tukena? Tutkimuksesta tiiviisti 23. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Helsinki. https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-343-154-6. Viitattu 22.12.2024.

Kauvo, Taina, Virkkunen, Heikki & Ålander, Anne (toim.) 2024. Potilastiedon kirjaamisen yleisopas. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL). Pdf-tiedosto. Julkaistu 06/2024. https://yhteistyotilat.fi/wiki08/display/JULPOKY?preview=/67033162/179510297/Potilastiedon%20kirjaamisen%20yleisopas_20240626.pdf. Viitattu 22.12.2024.

Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023. https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2023/20230703. Viitattu 2.12.2024.

THL 2024. Tietoturvasuunnitelma. Verkkojulkaisu. Päivitetty 7.6.2024. https://thl.fi/aiheet/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tiedonhallinnan-ohjaus/tietoturvasuunnitelma. Viitattu 16.11.2024.

Toikko, Timo & Rantanen, Teemu 2009. Tutkimuksellinen kehittämistoiminta: näkökulmia kehittämisprosessiin, osallistamiseen ja tiedontuotantoon. Pdf-tiedosto. Julkaistu 2009. https://trepo.tuni.fi/bitstream/handle/10024/100802/Toikko_Rantanen_Tutkimuksellinen_kehittamistoiminta.pdf?sequence=1&isAllowed=y. Viitattu 17.10.2024.

Valvira julkaisuaika tuntematon. Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmät. Verkkojulkaisu. https://valvira.fi/sosiaali-ja-terveydenhuollon-tietojarjestelmat. Viitattu 23.3.2025.

Viitanen, Johanna, Reponen, Jarmo, Lääveri, Tinja, Saastamoinen, Peppiina, Heponiemi, Tar-ja, Vehko, Tuulikki & Vänskä, Jukka 2024. Potilastietojärjestelmissä on yhä paljon parannet-tavaa. Verkkojulkaisu. www.laakarilehti.fi/e41611. Viitattu 23.3.2025.

Voutilainen, Tomi & Kurvinen, Evgeniya 2024. Asiakas- ja potilastietojen käsittelyn sääntely. Verkkokirja. Alma Insights. Helsinki 2024. https://verkkokirjahylly-almatalent-fi.ezproxy.savonia.fi/teos/FABBEXETEB#/kohta:Asiakas-((20)ja((20)potilastietojen((20)k((e4)sittelyn((20)s((e4)((e4)ntely/piste:t18. Viitattu 24.3.2025.