Yritysten toimintaympäristö on viime vuosina muuttunut nopeasti. Kyberhyökkäykset, toimitusketjujen häiriöt, sähköverkon haavoittuvuudet sekä geopoliittinen epävarmuus ovat nostaneet turvallisuuden ja varautumisen uudella tavalla yritysten agendalle.

Häiriöt eivät välttämättä enää synny vain yrityksen omasta toiminnasta, vaan ne voivat olla seurausta laajemmista yhteiskunnallisista tai kansainvälisistä ilmiöistä. Yksi häiriö heijastuu usein koko toimitusketjuun: kyberhyökkäys voi pysäyttää tuotannon, sähkökatko katkaista tietoliikenneyhteydet tai toimitusketjun katkeaminen viivästyttää kriittisiä toimituksia.

Samaan aikaan yritysten on edelleen varauduttava myös arjen turvallisuustilanteisiin. Tulipalot, murrot, kadonneet kulkuoikeudet tai tuotantotilojen häiriöt ovat edelleen osa yritysten riskikenttää. Siksi yhä useammin puhutaan kokonaisturvallisuudesta: yrityksen kyvystä ennakoida, varautua ja toimia erilaisissa häiriötilanteissa.

Kokonaisturvallisuus on osa yrityksen toimintakykyä

Kokonaisturvallisuus tarkoittaa yrityksen kykyä jatkaa toimintaansa myös häiriötilanteissa. Kyse ei ole pelkästään turvallisuudesta tai riskienhallinnasta, vaan koko organisaation toimintakyvystä.

Yrityksen kokonaisturvallisuuteen liittyvät esimerkiksi:

• henkilöstön, toimitilojen ja tuotannon turvallisuus
• kyberturvallisuus
• toimitusketjujen jatkuvuus
• toimintakyky sähkö- ja tietoliikennehäiriöissä
• kriisiviestintä ja maineenhallinta
• päätöksenteko paineen alla

Kun nämä osa-alueet yhdistetään, syntyy kokonaisuus, joka auttaa yritystä toimimaan myös silloin, kun tilanne muuttuu nopeasti. Käytännössä kokonaisturvallisuus konkretisoituu varautumissuunnitelmassa, jossa määritellään organisaation toimintamallit erilaisiin häiriötilanteisiin.

Monella yrityksellä on jo turvallisuusohjeita ja varautumiseen liittyviä dokumentteja. Haasteena on usein se, että niitä ei ole koskaan testattu käytännössä.

Kriisitilanteessa ratkaisee kuitenkin se, miten ihmiset toimivat tilanteessa.

Kuka tekee päätökset? Kuka vastaa viestinnästä? Miten tieto kulkee organisaation sisällä? Entä mitä tapahtuu, jos useampi häiriö osuu samaan aikaan? Näihin kysymyksiin vastataan parhaiten harjoittelemalla.

Simulaatio tekee häiriötilanteista harjoiteltavia

Yksi tehokkaimmista tavoista kehittää organisaation varautumista on simulaatioharjoittelu. Simulaatiossa yrityksen edustajat asetetaan realistiseen häiriötilanteeseen, jossa heidän on reagoitava tilanteeseen omissa rooleissaan. Tilanne etenee vaiheittain ja osallistujien on tehtävä päätöksiä, priorisoitava toimia ja johdettava tilannetta epävarmuuden keskellä.

Harjoitus tuo nopeasti esiin asioita, joita pelkkä suunnitelma ei paljasta. Silloin pystytään esimerkiksi löytämään pisteet, joissa päätöksenteko hidastuu, miten vastuut jakautuvat organisaatiossa, toimiiko sisäinen viestintä ja miten organisaatio ylipäätään reagoi paineeseen.

Silloin olemme tilanteessa, jossa saadaan arvokasta tietoa siitä, miten yrityksen varautumista kannattaa kehittää. Simulaation suurin hyöty onkin juuri siinä, että se muuttaa varautumisen teoriasta käytännöksi.

Harjoituksen jälkeen yrityksellä on:

• parempi ymmärrys omista riskeistään
• selkeämmät roolit ja vastuut kriisitilanteessa
• tunnistetut kehityskohteet varautumissuunnitelmaan
• yhteinen toimintamalli häiriötilanteisiin

Toisin sanoen syntyy testattu pohja varautumissuunnitelman rakentamiselle tai päivittämiselle.

Varautumisesta on tulossa yrityksille välttämättömyys

Yritysten varautumista ohjaavat yhä vahvemmin sääntely, asiakkaiden vaatimukset ja riskienhallinta. Euroopan unionin NIS2-direktiivi velvoittaa monia toimialoja parantamaan kyberturvallisuuttaan ja hallitsemaan häiriötilanteita systemaattisesti. Direktiivi on tuotu Suomessa osaksi kansallista lainsäädäntöä, ja sen myötä organisaatioilta edellytetään esimerkiksi riskienhallintaa, häiriötilanteisiin varautumista, liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelua sekä kykyä raportoida merkittävistä tietoturvapoikkeamista.

Vaikutukset ulottuvat myös laajemmalle kuin suoraan sääntelyn piirissä oleviin organisaatioihin. Suuret yritykset ja kriittisen infrastruktuurin toimijat edellyttävät usein myös toimitusketjuiltaan ja alihankkijoiltaan selkeitä turvallisuus- ja varautumiskäytäntöjä. Lisäksi vakuutusyhtiöt ja rahoittajat kiinnittävät entistä enemmän huomiota yritysten kykyyn hallita riskejä ja jatkaa toimintaansa häiriötilanteissa.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että yhä useammalle yritykselle varautumissuunnitelma, riskienhallinta ja häiriötilanteiden harjoittelu ovat nousemassa osaksi normaalia liiketoiminnan johtamista. Organisaatiot, jotka pystyvät osoittamaan toimintakykynsä myös poikkeustilanteissa, ovat vahvemmassa asemassa sekä markkinoilla että kumppanuuksissa.