Wellness Warkaus –hanke, jota toteutettiin Savonian ja Varkauden kaupungin yhteistyöllä päättyy vuoden 2022 lopussa. Hankkeen kohteena oli kuntaorganisaatio mikä ei sinänsä ole mitenkään epätavallista. Sen sijaan kunnan tukipalvelut ja niiden työhyvinvoinnin ja toimialan yleisen profiilin nostaminen ovat ehkä epätavallisempaa.

Hankkeen kunnianhimoisena tavoitteena oli tehdä työ yhdessä työntekijöiden kanssa palvelumuotoilun periaatteita noudattaen. Hankeaikaan Varkauden kaupungissa tukipalveluissa työskenteli yhteensä noin 150 henkilöä esihenkilöineen. Kohderyhmälle piti tarjoilla asiakaslähtöistä, osallistavaa yhteiskehittämistä, asiakkaan profilointia, kontakti- ja kipupisteitä, palvelutuokioita ja sen sellaista.

Suoraan päiväkodin arkeen

Heti hankkeen alussa hylkäsimme ajatukset avata palvelumuotoilun määritelmiä ja prosesseja henkilöstölle heitä kouluttamalla. Siitä olisi todennäköisesti ollut enemmän haittaa kuin hyötyä. Siirryimme aika suoraan käytäntöön eli siihen mikä on yhden varkautelaisen päiväkodin tyypillinen arki siivous-, ruokapalvelu- ja kunnossapitotyöntekijän silmin ja miltä se näyttää päiväkodin hoitohenkilöstön eli asiakkaan näkökulmasta. Onko molemmilla osapuolilla sama käsitys siitä mitä se on ja mitä sen ehkä pitäisi olla. Ja mitä voisimme yhdessä tehdä, jotta arki sujuisi paremmin.

Eri termein, mutta samalla tavoitteella

Hyppäsimme kehittämisprosessissa varmaan monen tärkeän palvelumuotoilun vaiheen yli. Tärkein ajatus, eli palveluiden muotoileminen vastaamaan mahdollisimman hyvin käyttäjän tarpeita oli kuitenkin tavoite, johon työpajoissa aina keskityimme. Vaikka emme puhuneet asioista palvelumuotoilun termein, kävimme pajoissa läpi niin fyysisiä tiloja, prosesseja, ihmisiä kuin esineitäkin. Piirsimme asiakaspolkua saadaksemme selville missä kohtaa oli parannettavaa.

Tapasimme usein ja keskustelimme paljon. Postit-lappuja ja fläppipaperia kului. Kahvia juotiin ja välipalaa syötiin, jotta fyysistä työtä tekevät osallistujat jaksoivat keskittyä kehittämiseen työpäivänsä lopuksi. Kipupisteitä avaamalla ja niistä keskustelemalla päivitimme jo vanhoiksi käyneet palveluiden kuvaukset ja pelisäännöt, jotka lopuksi hyväksytettiin sovellettaviksi kaupungin muihinkin päiväkoteihin.

Toisin kuin vähän pelkäsimme, saimme positiivista palautetta työntekijöiltä. Jotta aito ja oikea osallistuminen ja osallisuuden tunne saatiin säilytettyä, meidän oli tärkeää liittää kaikki kehittämistyö käytäntöön ja työn tekijöiden arkeen. Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiojargon sai yleensä nopeasti aikaan vaivautunutta liikehdintää ja äänekkäitä kommentteja. Työntekijät halusivat tehdä muutoksia, jotka konkreettisesti edistäisivät heidän omaa työhyvinvointiaan ja asiakkaiden tyytyväisyyttä tehtyä työtä kohtaan.

Puhumiselle varattava aikaa

Antamissaan palautteissa työntekijät nostivat vahvasti esille asioista puhumisen. Jo se, että asetuttiin yhteisen pöydän ääreen kaikkien niiden kesken, joita muutokset koskivat, tuotti ymmärrystä ja oivalluksia. Puhumista sai ja piti olla paljon. Sille oli etsittävä aikaa, ei kerran, vaan säännöllisin väliajoin. Suurten muutosten keskellä se näyttäytyi erityisen tärkeänä sillä hankkeen kanssa yhtä aikaa meneillä ollut hyvinvointialueuudistus toi mukanaan epävarmuutta myös tukipalveluiden tulevaisuuteen. Se näkyi myös hanketyössä. Asioista puhuminen uskoakseni kuitenkin häivytti turhia pelkoja ja motivoi työntekijöitä jatkamaan kehittämistä.

Varkauden kaupungin tukipalveluista leijonan osa siirtyy vuoden 2023 alusta Servica Oy:n työntekijöiksi. Onnistuimme saamaan uuden työnantajan edustajia mukaan hankkeen loppuajan toimintaan ja yhteisiin arviointityöpajoihimme. Toivottavasti uusi työnantaja pystyy pitämään kehittämismieltä yllä ja antamaan työntekijöille mahdollisuuksia kehittää itse omaa työtään. Tekijäthän sen työn parhaiten tuntevat.

Wellness Warkaus –hanke palkittiin kuntatyön kehittämisestä Kuntatyö2030 -gaalassa 1.12.2022.

Tarja Tapaninen
Projektipäällikkö, TKI-asiantuntija/Monialainen TKI
tarja.tapaninen@savonia.fi

Kuva: Varkauden kaupunki