Jos paljon pahaa niin jotain hyvääkin sai koronapandemia aikaan. Hyvää se teki digiloikan vauhdille. Pisimmälle hyppäsivät ne, jotka pystyivät muuttamaan toimintaansa digitaaliseksi tai luomaan uutta alustatalouden liiketoimintaa. Esimerkkinä tapahtuma-ala.

Korona-ajan alussa virtuaaliesityksistä ja streamauksista tuli uusi yhteisöllisyyttä vahvistava muoto. Pian julkisia kulttuuripalveluitakin sai verkosta ja lippuja ostettiin virtuaalikeikoille. Työpaikkojen verkkainen puhe digimurroksesta loppui, kun hetkessä siirryttiin etämoodiin ja otettiin käyttöön joukko digitaalisia työkaluja. Seminaarit vaihtuivat webinaareiksi ja workshopit digitaalisille yhteiskehittämisalustoille.

Kun oli pakko!

Yht’äkkiä tulevaisuusikkuna näyttikin uutta maisemaa, jossa virtuaalisista kohtaamisista ja verkkotapahtumista tuli uusi musta. Mutta kaikille tapahtumatuottajille tämä ei ole ollut positiivinen asia. Asiakaskäyttäytyminen on muuttunut. Osallistumiset varmistetaan ja liput ostetaan yhä lähempänä H-hetkeä, eli toteutusriskit ovat kasvaneet.

Osallistumispäätöksiin vaikuttaa vielä korona, mutta yhä kriittisemmin myös sisällöt ja tapahtuman merkityksellisyys itselle, työn tekemiselle tai arvopohjaan. Digitaalisella mukavuusalueella pyöriminen on myös laiskistuttanut etäilijät tulemaan paikan päälle.
Mihin voimavarat sitten kannattaisi suunnata? Ja kuinka toteuttaa onnistunut tapahtuma? Kaikki lähtee peruskysymyksistä: kenelle? mitä? ja miksi? Eli keitä tapahtumalla palvellaan, mitä tapahtumalla tavoitellaan ja miksi yleisö siihen osallistuisi.

Tapahtumien virtualisointi luo uusia mahdollisuuksia

Edelläkävijäyritykset uskovat, että paluuta entiseen ei ole vaan tulevaisuus on virtualisoiduissa ja hybrideissä tapahtumatuotannoissa. Vanhat formaatit eivät vaan enää toimi on-line ajassa. Näin uskoo myös helsinkiläinen Unie Oy, joka rankattiin keväällä 2022 yhdeksi EU:n Top 10 Start Up-yritykseksi Suomesta. Samainen yritys on sparrannut Savonian Luova REAKTIO!-hankkeessa pohjoissavolaisia sisällön- ja tapahtumatuottajia tapahtumien virtualisointiin.

Virtualisoidut tapahtumat voidaan jakaa kolmeen kategoriaan: webinaareihin, joissa päätavoite on tiedon jakaminen yksisuuntaisesti ja osallistujien välinen vuorovaikutus on vähäistä, streameihin, jotka ovat tapahtuman järjestäjän tai muulla alustalla välitettäviä live-lähetyksiä ja virtuaalisiin ja hybriditapahtumiin, joissa korostuu kokemuksellisuus ja vuorovaikutus osallistujien, esiintyjien ja järjestäjän kanssa. Toteutus tehdään kasvokkain ja etäosallistumisen yhdistelmänä tapahtuma-alustalla, joka mahdollistaa osallistujien liikkumisen eri sisällöissä ja tapahtuma-alueitten välillä. Hyvänä esimerkkinä tapahtuma, joka yhdistelee virtuaalisia messuosastoja, keskusteluhuoneita ja live-puheenvuoroja.

Kuinka toteuttaa onnistunut hybriditapahtuma?

Periteiset verkkotilaisuudet kuten webinaarit, voivat helposti tuplata osallistujamäärän. Mutta samalla niissä voidaan menettää luontainen verkottumisen mahdollisuus. Jotta kontaktien luominen onnistuisi myös virtualisoiduissa tapahtumissa, asettaa se vaatimuksia paitsi tapahtuma-alustalle, myös tuotantotiimille.

Tuotantotiimi on se järjestäjän tai tapahtumayrityksen porukka, joka operoi tapahtuma-alustalla ja aktivoi vuorovaikutusta sekä alustalla liikkumista tapahtuman eri osioissa. Kuten kahdenkeskiset tapaamiset, keskustelu- ja esittelyhuoneet tai messuosastot. Se on linkki liven ja digin välillä.

Onnistuneessa virtuaalitapahtumakonseptissa on mietitty ne elementit, joilla elämyksellisyys osallistujille luodaan. Menestyvässä konseptissa tapahtuman esiintyjät ja kumppanit on treenattu, samoin asiakkaan moderaattorit valmennettu ja varauduttu yllättäviin tilanteisiin. Tiimi on miettinyt etukäteen, kuinka kokemuksellisuus rakennetaan, palvellaan alustalla kävijöitä ja saadaan heitä kumppaneiden osastoille.

Perinteinen tapahtumatuottajan toimenkuva onkin laajentunut virtualisoinnin myötä kokemusten tuottamiseen ja tapahtumien ohjaamiseen. Virtualisoiduissa tapahtumissa tapahtumatuottajan täytyy hallita monenlaisia tuotantomalleja ja niissä käytettäviä teknologioita. Hyvä ominaisuus on myös draaman taju, jolla pidetään kiinnostusta yllä koko tapahtuman ajan elokuvien tapaan.

Virtualisoidun tapahtuman kaupallistaminen

Kun seuraavan kerran suunnittelet tapahtumaa, pohdi asiakkaan tulokulmasta onko tapahtuma sen arvoinen, että hän haluaa käyttää aikaansa esimerkiksi matkustamiseen paikanpäälle, mitä merkitystä tapahtumalla on ja tuoko se arvonlisää osallistujan työhön tai elämään?

On hyvä hallita monenlaisia tapoja tuottaa tapahtumia. Sitoutuminen vain yhteen tapahtumateknologiaan ei ole hyvä ratkaisu, koska se rajaa pois muut tavat vastata tarpeeseen ja tuottaa elämyksellisiä tapahtumia ja sisältöä.

Tapahtuman järjestäjän on myös hahmotettava, mitä lisäarvoa valittu teknologia-alusta tapahtumalle tuo. Konserttiin osallistuja voi haluta ostaa esiintyjien fanituotteita, uuden lipun seuraavaan tapahtumaan tai osallistua tapahtumaan liitettyyn varainkeruuseen. Tai VIP-lipulla pääset kohtaamaan tähtiesiintyjän kasvokkain tai osaksi rajattua bisnestapaamista.

Dataohjautuvuus ja pilkkominen

Kevään valmennuksissa opimme, kuinka tärkeää sisältöjen ”atomisointi” ja dataohjautuvuus voivat olla osana kaupallistamista. Analytiikan kautta järjestäjät näkevät, mitkä kohdat esityksessä resonoivat ja aiheuttaneet eniten yleisön reaktioita. Niistä voidaan tehdä markkinointiviestintää someen tai tuottaa podcasteja ja uusia webinaareja. Näin käytettynä datasta tulee arvonluonnin väline ja data-analytiikasta uusi optimoinnin työväline.

Tapahtuman järjestäjän kannattaa siis olla jyvällä datalla johtamisesta ja analytiikasta, sekä vaatia sitä myös tapahtuman tuottajilta. Paitsi kävijämäärien seurannassa, sitä voidaan hyödyntää myös asiakaskokemuksen parantamisessa, tapahtumien strategisessa kehittämisessä ja kaupallistamisen tukena.

Ja lopuksi. On päivän selvää, että mikään digitaalinen toteutus ei korvaa sitä tunnekokemusta ja elämystä, minkä saa yleisötapahtumassa, teatterikatsomossa, konsertissa tai minkä tahansa teoksen äärellä, joissa moniaistinen kokemus voi siirtyä jopa fyysisiksi tuntemuksiksi.

Vastauksena otsikon kysymykseen voi todeta, ettei ole vain yhtä tapahtumien normaalia, vaan niitä on useita. Tavoitteet ja kohdeyleisö määrittävät mikä on juuri sinun tapahtumalle se paras formaatti.
Kirjoittaja:

Raisa Leinonen, TKI-asiantuntija ja projektipäällikkö, Luova REAKTIO! Uutta arvoa luovat verkostot, raisa.leinonen@savonia.fi

Etusivu