Elettiin 2010-vuosikymmenen alkupuolta. Savoniassa päätettiin vaihtaa opiskelijatietohallintajärjestelmää kotikutoisesta NetSymsistä – Wipistä kaupalliseen tuotteeseen. Tällöin oli tarjolla mm. Wilma, Winha ja Asio. Tässä vaiheessa Pepistä oli tiedossa suunnittelupuolen osuus, opiskelijatietojen hallintaa siinä ei vielä ollut muuta kuin suunnittelupöydällä. Savonia päätyi Wilman käyttäjäksi. Wilman kanssa samaan tuoteper-heeseen kuuluvat Primus ja Kurre. Keväällä 2014 Primus-Wilma oli asennettu Savonian konesalin palvelimelle. Matka kohti Wilma-maailmaa alkoi. Wilma on tuttu tuote monille, sillä sitä käytetään peruskoulussa ja toisella asteella hyvin laajasti.

Wilma osoittautui hyväksi tuotteeksi, sillä se saatiin räätälöityä toimivaksi myös ammattikorkeakoulukäyttöön. Wilmassa kiehtoi erilaisten lomaketoimintojen laadinnan mahdollisuus, joita Savonian oma henkilöstö pystyi tekemään. Keskeisimpiä omatekoisia lomakkeita ja työnkulkuja olivat mm. opiskelijaohjauksessa käytettävät hops-palvelut.

Wilman käyttöönoton aikaan Savonia alkoi kehittää voimakkaasti myös omaa raportointijärjestelmää, tietovarantoa. Wilma, tai itse asiassa Primuksen tietokanta, oli luettavissa tuotteen omalla kyselykielellä ja siirrettävissä tietovarannon tietokantaan. Tämä mahdollisti Savonialle mittavan ja toimivan raportointijärjestelmän luonnin. Tietovarannosta tuli tuotannonohjausjärjestelmä, jonka avulla pystyi tekemään päätöksiä pohjautuen luotettavaan tietoon.

2010-luvun puolenvälin jälkeen Pepin Perusrekisteri oli jo muutamissa korkeakouluissa käytössä. Vuosikymmenen lopussa tämä opiskelijatietoa sisältävä järjestelmä oli käytössä lähes kaikissa ammattikorkeakouluissa. Ammattikorkeakoulut siirtyivät Asiosta ja Winhasta Peppiin. Molemmat tuotteet olivat elinkaarensa lopussa. Savonia-ammattikorkeakoulu ja Poliisiammattikorkeakoulu olivat 2020-vuosikymmenen taitteessa enää ainoita ammattikorkeakouluja, jotka eivät käyttäneet Peppiä.

Viime vuosikymmenen lopulla aloitettiin kehittämään valtakunnallista ristiinopiskelua. Tällä taattaisiin Suomen korkeakoulujen opintotarjonta kaikille Suomen korkeakouluissa opiskeleville. Savonian osalta tämä tarkoitti käännekohtaa. Wilman kehityskulku ei johtanut siihen, että se olisi ollut liitettävissä valtakun-nalliseen ristiinopiskelupalveluun. Toisaalta Suomessa muutkin opiskelijatietohallintoon liittyvät valtakunnalliset kehitystyöt pohjautuivat Peppiin tai yliopistomaailman osin käyttämään Sisuun. Tästä esimerkkinä Digivisio2030.

Oli aika pohtia järjestelmävaihdosta. Savonia päätyi liittymään Peppi-konsortioon ja hankkimaan Pepin vuonna 2021. Tämä päätös tarkoitti isoa tietojärjestelmävaihdosta, sillä opiskelijatietohallintojärjestelmä on korkeakouluissa yksi keskeisimmistä tietolähteistä monine integraatioineen niin kansallisiin tietojärjestelmiin sekä korkeakoulun sisäisiin järjestelmiin.

Alkoi Pepin käyttöönottoprojektin ja Peppi-ympäristön hostauksesta vastaavan järjestelmätoimittajan kilpailuttaminen. Peppi-hankinnan lisäksi Savoniassa tiedostettiin tarve hankkia monia lisäosia, järjestelmätuotteita, joilla opiskelijatietopalvelutasoa saadaan parannettua. Tuotetutustumisia, kilpailuttamisia, budjettilaskentaa ja sopimusten laadintaa riitti useaksi kuukaudeksi. Savonia päätyi hankkimaan laajan kokonaisuuden kerralla, ehkä yhden laajimman, mitä Suomen korkeakouluissa ylipäätään on käytössä. Peppiin liitettäviä tuotteita ovat Atomi, EduPlan Ella, Lukkarikone, Opinto-opas, Tuudo ja Wihi.

Järjestelmän käyttöönottamisessa Savonia päätyi ratkaisuun, jossa koko kokonaisuus oli oltava käytössä lukuvuoden 2022 alussa. Tämä tarkoitti sitä, että järjestelmän ja lisäosien asentaminen, konfigurointi, henkilöstön kouluttaminen, tietojen migrointi ja joiltain osin järjestelmän räätälöintityöt tuli tehdä vajaassa vuodessa. Käyttöönottaminen toteutettiin epävirallisessa, uudessa Suomen ennätysajassa.

Käyttöönoton yksi keskeisimpiä kohtia oli opiskelijatietojen siirto vanhasta järjestelmästä uuteen. Tämän työn mittavuutta kuvastakoon esim. se, että eri opiskeluoikeuksien sisältämiä opintojaksojen arvosanoja siirrettiin n. 65 miljoonan rivin mittaisella tietomassalla. Arvosanasiirrot ovat yksi osa migraatiota, haastavin kokonaisuus opiskelijadatan siirrossa.

Savonia sai yhteistyökumppanikseen Eduix Oy:n. Heille Pepin käyttöönotot ovat hyvin tuttuja. Heillä on hostattavana monen korkeakoulun Peppi-palvelut. Toisaalta Savonian siirtyminen Peppiin tapahtui selvästi myöhemmin kuin muissa korkeakouluissa, joten käyttöönottoprojektiosaaminen oli hioutunut ja turha ”vatulointi” voitiin ohittaa.

Käyttöönotto toteutui korona-aikana. Tämä tarkoitti sitä, että kaikki työpalaverit pidettiin Teams-yhteyksin. Kertaakaan koko käyttöönottoprojektin aikana Eduixin ja Savonian henkilöstö ei tavannut toisiaan kasvotusten. Tämä projekti osoitti sen, että näinkin voidaan toimia tehokkaasti. Kiitos siitä toimivien tietoliikenneyhteyksien, välineiden ja osaavien toimijoiden. Käyttöönottoprojektin loppukatselmoinnissa toki sovittiin, että Eduixin ja Savonian keskeiset toimijat tapaavat Savonialla.

Peppi-kokonaisuus oli käytössä 1.8.2022, juuri siinä ajassa mitä projektisuunnitelma lupasi. Keväällä 2022 Pepin suunnittelupuolen toiminnot otettiin jo käyttöön, jotta lukuvuoden 2022 aloitus toteutuu Peppi-ympäristössä. Järjestelmävaihdos on mittava ja projektia suunnitellessa tunnistettiin, että käyttöönotto tulee tehdä tarkasti rajaten. Käyttöönoton suunnittelussa määritettiin, että esim. Savonian toisen vaiheen sisäisten integraatioiden laadinta toteutetaan lukuvuoden 2022-2023 aikana. Peppi tuli taloon – sovitusti.

Kirjoittaja:
Seppo Räsänen, projektipäällikkö, Savonia-ammattikorkeakoulu