Kirjoitin artikkelin viime syksynä, jossa aiheena oli ”Peppi tuli taloon”. Nyt on hyvä hetki katsoa peruutuspeiliin, mitä Pepin tulo on meille merkinnyt, ja mitkä ovat ensimmäisen vuoden kokemukset. Jos vastaan heti lyhyesti: ”positiiviset”. Mutta mitä tämä nyt sitten tarkemmin ottaen tarkoittaa?

Pepin ensimmäinen todellinen työkäyttö tapahtui maaliskuun 2022 alusta alkaen. Tällöin aloitettiin suunnittelemaan seuraavan lukuvuoden 2022-2023 opetukset ja opetushenkilöstön työaikasuunnitelmat, TASit. TASien laadinta ja vuosisuunnittelu sinällään olivat jo tuttuja aikaisemmasta järjestelmästä, mutta uuden välineen myötä ajattelumalli muuttui joiltain osin. Tämä muutos sinällään ei ollut haastava, koska tiedettiin jo ennakkoon, millaiseen maailmaan olemme menossa. Vuosisuunnittelun tiedoista alkoi muodostua lukujärjestykset supsakkaasti Pepin avulla uusien toimintatapojen oppimisen myötä. Kevät meni Pepin kanssa, ihan mukavasti.

Kesäkuussa oli käyttöönottoprojektin haastavin työvaihe, opiskelijatietojen migraatio lopulliseen muotoon. Tämä migraatiovaihe tarkoitti kahden siirto-ohjelman koodausta ja valtavan, osin kompleksisen, tietomassan laadintaa ja testaamista, ja testaamista, ja testaamista. Migraatiotyön valmistelulle varattiin aikaa useita kuukausia, lähes puoli vuotta. Ensin oli vuorossa pienien tietomassojen siirto ja testaus, pala palalta laajempien ja haastavampien tietomassojen ajoa. Koodaajille ja testaajille tämä työvaihe oli mielenkiintoinen ja tarkkaavaisuutta vaativa. Elettiin korona-aikaa ja olimme selvinneet käyttöönottoprojektissa ilman tartuntoja tähän saakka.

Mutta Mister Murphy tuli vieraaksi kriittisemmässä vaiheessa juuri, kun tarkoitus oli siirtää koko aineisto lopullisesti Peppiin. Olimme onnekkaita ja muutaman päivän viiveellä saimme datat uuteen järjestelmään ja silloisen testauksen mukaan vielä onnistuneesti. Migraatioajoa kuvastaa se, että esim. opiskelijoiden arvosanojen lähtötiedoston ajaminen xml-muotoon kesti noin puoli vuorokautta ja vastaavan datan ajaminen uuteen järjestelmään toista vuorokautta kaikkine tietokantaindeksointeineen.

Uusi lukuvuosi alkoi opiskelijoiden ilmoittautumisilla toteutuksille. Toimintaprosesissa oli tässä kohtaa muutos aiempaan toimintamalliin. Prosessin ja välineen muutos onnistui muutamia tarkennuksia lukuunottamatta hyvin. Vastaavasti Pepin migraatiossa saamat tiedot tulivat koko ajan tarkempaan tarkasteluun. Ennakkoon tiedettiin, että joitain tietoryppäitä pitää käydä päivittämässä Pepissä manuaalisesti johtuen ihan siitä, että edellisessä tietojärjestelmässä vastaavaa tietoa ei ollut tai se ei ollut muista tiedoista pääteltävissä. Korjauksia ja täydennyksiä siis tehtiin, mutta niitä ei ollut ylenpalttisesti. Koko korkeakouluamme koskeva Pepin alkukosketus oli koettu myönteisissä merkeissä.

Pepin ympärille kokosimme laajan lisäosien ja erillisten sovellusten verkoston. Yhtenä keskeisimpänä palveluna oli Tuudo. Tuudon avulla opiskelijat pystyvät näkemään ja tekemään keskeisimmät arkirutiinit, esim. näkemään arvosanat, toimimaan kirjaston kanssa, näkemään kampusten ruokalistat, ilmoittautumaan opintojaksoille sekä antamaan opintojaksoista palautetta. Tuudon käyttöönotto on ollut menestys, sillä lukuvuoden aikana lähes kaikki opiskelijamme käyttävät sitä ja saatu palaute on ollut erinomaista.

Kun nyt tarkastelee peruutuspeiliä ja sieltä näkyvää Peppiä, ensimmäinen lukuvuosi on sujunut kokonaisuutena onnistuneesti. Opiskelijatietohallintojärjestelmän vaihtaminen kaikkine lisäosineen on korkeakoulumaailmassa aina iso ponnistelu niin välineen toimintojen muuttuessa, prosessien muuttuessa sekä tietomassojen siirrossa edellisestä järjestelmästä. Järjestelmävaihdoksen onnistumisesta kuuluu iso kiitos projektitoimijoille eri rooleissa, niin Savoniassa kuin meidän yhteistyökumppaneillemme. Toinen merkille pantava huomio on se, että niin opiskelijat kuin henkilökunta ovat ottaneet uuden järjestelmäratkaisun myönteisesti vastaan ja ovat opiskelleet Pepin käyttöä itsenäisesti, järjestetyissä koulutuksissa sekä hyödyntäneet mahdollisesti myös mentoreiden vieritukea.

Yhteiselomme Pepin kanssa on alkanut hyvin. Tulevien vuosien myötä ystävyytemme tulee syventymään lisää, tunnemmehan toisiamme entistä paremmin. Tätä artikkelia kirjoittaessa on hyvä viettää pumpulihääpäivää. Peilin voisi nyt kääntääkin näyttämään tulevaisuuteen ja tinahäihin.

Kirjoittaja:

Seppo Räsänen, projektipäällikkö, digipeda-asiantuntija, Savonia-ammattikorkeakoulu